Kein Unternehmen, unabhängig von seiner Größe und Art der Tätigkeit, kann ohne Dokumentation arbeiten. Von der allgemeinen Richtlinie bis hin zu den detailliertesten Arbeitsanweisungen, Sicherheitsverfahren und Berichten aller Art werden alle wichtigen und nützlichen Informationen über das ordnungsgemäße Funktionieren des Unternehmens schriftlich festgehalten. Sie müssen für die betroffenen Mitarbeiter klar, präzise und leicht zugänglich sein. Es ist auch wichtig, dass diese Dokumentation auf dem neuesten Stand ist, die die neuesten Entwicklungen und Änderungen berücksichtigt und gleichzeitig veraltete Elemente beseitigt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dokumente aktualisiert werden müssen, um anwendbar zu sein.
Das Dokumentenkontrollverfahren
Ob QMS, Sicherheit oder ein anderes Managementsystem, die Implementierung und Durchsetzung eines Dokumentenkontrollverfahrens ist in der heutigen Branche ein Muss. Diese Verpflichtung gilt sowohl für intern erstellte als auch für von außerhalb des Unternehmens stammende Dokumentationen.
Der Zweck eines solchen Ansatzes besteht im Wesentlichen darin, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Informationen zu gewährleisten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verwendet werden sollen, und damit sicherzustellen, dass alle Vorgänge in einer Weise durchgeführt werden, die mit dem übereinstimmt, was geplant und geschrieben wird.
Das Verfahren zur Kontrolle interner Dokumente, einschließlich interner Verfahren, Instandhaltungsverfahren und Informationen über Betriebsverfahren, beinhaltet die Überprüfung und Genehmigung dieser Dokumente vor ihrer Freigabe. Dazu gehört auch die Notwendigkeit, vorgenommene Änderungen zu identifizieren und hervorzuheben sowie sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die entsprechenden Versionen der benötigten Dokumente verfügen. Die Verfügbarkeit, Zugänglichkeit und Klarheit der Informationen gehören ebenso zu den Aspekten, die von der internen Dokumentenkontrolle abgedeckt werden, wie die Identifizierung, Vernichtung und Archivierung veralteter Dokumente, wenn sie noch neben den geltenden Dokumenten erscheinen.
Kommen wir nun zu Informationen über den Austausch mit Kunden und Lieferanten, Vorschriften, Normen und andere Unterlagen von außerhalb des Unternehmens. Das Verfahren zur Kontrolle von Dokumenten, zu denen auch letztere gehören, besteht im Wesentlichen darin, diejenigen zu identifizieren, deren Nutzen für das Unternehmen nachgewiesen ist (Aussortieren der notwendigen Dokumente aus denen, die überflüssig sind) und deren Inhalt vor der Verteilung zu überprüfen.
Überprüfung, Aktualisierung und Herausforderungen von Dokumenten
In der Branche ist die Pflege der aktuellen Dokumentation einer der Schwerpunkte der Dokumentenprüfung. Dies entspricht einem Ansatz, der sicherstellt, dass der Inhalt der Dokumente immer gültig, anwendbar und auf dem neuesten Stand ist. Sie wird von den meisten Managementnormen gefordert, einschließlich der ISO 9001 (Version 2008, Absatz 4.2.3), in der es ausdrücklich heißt, dass es notwendig ist, „Dokumente zu überprüfen, gegebenenfalls zu aktualisieren und erneut zu genehmigen“. Dies bedeutet, dass die geltenden Unterlagen so geändert werden müssen, dass sie der Realität des Unternehmens entsprechen.
Durch diese Aktualisierung verwirft die Dokumentation veraltete Informationen. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, falschen Anweisungen an neue Mitarbeiter und generell veralteter Dokumentation stark reduziert. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Verwaltung von Revisionen und veralteten Dokumenten effektiv ist. In diesem Zusammenhang spielt die Aktualisierung der Dokumente eine Schlüsselrolle bei der kontinuierlichen Verbesserung, da sie qualitätsrelevante Faktoren berücksichtigt und Maßnahmen zu ihrer Unterstützung integriert.
Eine aktualisierte Dokumentation sorgt für optimale Effizienz an jedem Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter verfügt somit über einen zuverlässigen und aktualisierten Leitfaden, der es ihm ermöglicht, seinen Auftrag ordnungsgemäß auszuführen. Gleichzeitig trägt es zur Verbesserung der Sicherheit der Mitarbeiter bei, indem es das Risiko von Vorfällen durch geeignete Verfahren reduziert und dabei vergangene gefährliche Ereignisse und neue Entwicklungen in diesem Bereich berücksichtigt.
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