L'importance et les enjeux d'une documentation à jour dans l'entreprise

Aucune entreprise, quels que soient sa taille et son type d’activité, ne peut fonctionner sans documentation. De sa politique générale aux instructions de travail les plus détaillées, en passant par les procédures de sécurité et les rapports de toutes sortes, toutes les informations importantes et utiles quant à la bonne marche de l’entreprise sont consignées par écrit. Elles doivent être claires, précises et facilement consultables par les collaborateurs concernés. Il est aussi vital que cette documentation soit à jour, intégrant les dernières évolutions et modifications, tout en éliminant les éléments obsolètes. En résumé, les documents doivent être actualisés pour être applicables.

La procédure de maîtrise des documents

Qu’il s’agisse de SMQ, de sécurité ou de tout autre système de management, mettre en place et appliquer une procédure de maîtrise des documents est un impératif dans l’industrie d’aujourd’hui. Cette obligation concerne aussi bien la documentation produite en interne que celle dont l’origine est externe à l’entreprise.

Le but d’une telle démarche est essentiellement de s’assurer de l’exactitude et de la fiabilité des informations appelées à être utilisées dans l’activité de l’entreprise, et ainsi d’avoir la garantie que toutes les opérations sont menées de manière conforme à ce qui est planifié et écrit.

La procédure de maîtrise des documents internes, dont les procédures internes, les procédures de maintenance et les informations concernant les modes opératoires, implique leur vérification et leur approbation avant leur diffusion. Elle comprend également la nécessité d’identifier et de mettre en évidence les modifications apportées, ainsi que celle de s’assurer que les collaborateurs disposent des versions adéquates des documents dont ils ont besoin. La disponibilité, l’accessibilité et la clarté des informationsfont aussi partie des aspects couverts par la procédure de maîtrise des documents internes, tout comme l’identification, la destruction et l’archivage des documents périmés s’ils figurent encore aux côtés de documents applicables.

Passons aux informations relatives aux échanges avec les clients et les fournisseurs, les réglementations, les normes et les autres éléments de documentation dont la provenance est externe à l’entreprise. La procédure de maîtrise des documents qui englobent ces derniers consiste principalement à identifier ceux dont l’utilité vis-à-vis de l’entreprise est avérée (faire le tri entre les documents nécessaires et ceux superflus) et à en vérifier le contenu, avant de procéder à leur diffusion.

Consultez notre article sur : La digitalisation des documents industriels

La revue documentaire, la mise à jour et ses enjeux

Dans l’industrie, le maintien à jour de la documentation fait partie des axes majeurs de la revue documentaire. Celle-ci correspond à une démarche permettant de s’assurer que le contenu des documents soit toujours valable, applicable et d’actualité. Elle est exigée par la plupart des normes de management, dont l’ISO 9001(version 2008, paragraphe 4.2.3) qui prévoit précisément qu’il faille « Revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents ». Cela suppose que la documentation applicable doive faire l’objet de modifications pour être en conformité avec réalité de l’entreprise.

En étant ainsi mise à jour, la documentation se défait des informations périmées. Ce qui réduit fortement les risques de commettre des erreurs, de transmettre des instructions erronées aux nouveaux collaborateurs et, de manière plus générale, de se retrouver avec une documentation obsolète. À condition toutefois que la gestion des révisions et des documents périmés soit efficace. En cela, l’actualisation des documents joue un rôle déterminant dans l’amélioration continue, puisqu’elle s’attaque aux facteurs pouvant affecter la qualité et intègre les mesures permettant de la soutenir.

Une documentation mise à jour garantit une efficacité optimale au niveau de chaque poste de travail. Chaque collaborateur dispose ainsi d’un guide fiable et actualisé pour lui permettre d’effectuer convenablement sa mission. En même temps, elle contribue à améliorer la sécurité des employés en réduisant les risques d’incidents par des procédures adaptées, car tenant compte des événements dangereux passés et des nouvelles avancées dans ce domaine.

Picomto est la solution pour créer, gérer, partager et analyser les instructions de travail dans l’industrie. Contactez-nous pour savoir comment on peut vous accompagner sur la mise en place d’une solution de ce type.