Aucune entreprise, quel que soit sa taille et son type d’activité, ne peut fonctionner sans documentation. De sa politique générale aux instructions de travail les plus détaillées, en passant par les bases de données et les procédures de sécurité et les rapports de toutes sortes, toutes les informations importantes et utiles quant à la bonne marche de l’entreprise sont consignées par écrit. Elles doivent être claires, précises et facilement consultables par les collaborateurs concernés. Il est aussi vital que cette politique documentaire soit constamment à jour et en libre-accès, intégrant les dernières évolutions et modifications, tout en éliminant les éléments obsolètes. En résumé, en plus de créer un espace de documentation, les documents doivent être actualisés pour être applicables.
La procédure de maîtrise des documents
Qu’il s’agisse de SMQ, de sécurité ou de tout autre système de management, mettre en place et appliquer une procédure de maîtrise des documents est un impératif dans l’industrie d’aujourd’hui. Cette obligation concerne aussi bien les ressources documentaires produites en interne que celles dont l’origine est externe à l’entreprise.
Le but de la mise en place d’un service de documentation est essentiellement de s’assurer de l’exactitude et de la fiabilité des informations appelées à être utilisées dans l’activité de l’entreprise, et ainsi d’avoir la garantie que toutes les opérations sont menées de manière conforme à ce qui est planifié et écrit.
La procédure de maîtrise des documents internes, dont les procédures internes, les procédures de maintenance et les informations concernant les modes opératoires, implique leur vérification et leur approbation avant leur diffusion. Elle comprend également la nécessité d’identifier et de mettre en évidence les modifications apportées, ainsi que celle de s’assurer que les collaborateurs disposent des versions adéquates des documents dont ils ont besoin. La disponibilité, l’accessibilité et la clarté des informations font aussi partie des aspects couverts par la procédure de maîtrise des documents internes, tout comme l’identification, la destruction et l’archivage des documents périmés s’ils figurent encore aux côtés de documents applicables.
Passons aux informations relatives aux échanges avec les clients et les fournisseurs, les réglementations, les normes et les autres éléments de documentation dont la provenance est externe à l’entreprise. La procédure de maîtrise des documents qui englobent ces derniers consiste principalement à identifier ceux dont l’utilité vis-à-vis de l’entreprise est avérée (faire le tri entre les documents nécessaires et ceux superflus) et à en vérifier le contenu, avant de procéder à leur diffusion.
Notons que la mise à jour des documents qualité permet d’éviter les erreurs affectant la qualité des produits.
La revue documentaire, la mise à jour et ses enjeux
Dans l’industrie, la recherche documentaire et le maintien à jour de la documentation font partie des axes majeurs de la revue documentaire. La mise à jour de la documentation correspond à une démarche permettant de s’assurer que les fonds documentaire soient toujours valables, applicables et d’actualité. Elle est exigée par la plupart des normes de management, dont l’ISO 9001(version 2008, paragraphe 4.2.3) qui prévoit précisément qu’il faille « Revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents ». Cela suppose que la documentation applicable (ressources numériques ou des ressources électroniques) doive faire l’objet de modifications pour être en conformité avec la réalité de l’entreprise.
En étant ainsi mise à jour des ressources documentaires, le portail documentaire se défait des informations périmées. Ce qui réduit fortement les risques de commettre des erreurs, de transmettre des instructions erronées aux nouveaux collaborateurs et, de manière plus générale, de se retrouver avec une documentation obsolète. À condition toutefois que la gestion des révisions et des documents périmés soit efficace. En cela, l’actualisation des documents joue un rôle déterminant dans l’amélioration continue, puisqu’elle s’attaque aux facteurs pouvant affecter la qualité et intègre les mesures permettant de la soutenir.
Une documentation professionnelle mise à jour garantit une efficacité optimale au niveau de chaque poste de travail (accès aux ressources). Chaque collaborateur dispose ainsi d’un guide fiable et actualisé pour lui permettre d’effectuer convenablement sa mission, rechercher des ressources et accéder à la bibliothèque. En même temps, elle contribue à améliorer la sécurité des employés en réduisant les risques d’incidents par des procédures adaptées, car tenant compte des événements dangereux passés et des nouvelles avancées dans ce domaine.
A propos de Picomto
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