Documenter la connaissance dans l'entreprise

Les modes opératoires sont le « Comment faire » dans l’industrie

Les modes opératoires jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement d’une structure. Sites industriels lourds, comme sociétés de services, toutes les entreprises y ont recours. Après les process, qui encadrent la globalité d’une séquence de production, et dans le sillage des processus, qui définissent les rôles de chacun dans le process, viennent les modes opératoires. Ils détaillent par le menu la nature de chaque tâche à accomplir et les étapes de sa réalisation.

Les modes opératoires sont donc les premiers marqueurs de productivité, d’efficacité et de qualité d’une entreprise.

L’importance des modes opératoires

Les modes opératoires répondent à une question fondamentale dans un processus de satisfaction client : Comment le produit ou service fourni au client va-t-il être produit ? En cela, ils mettent en avant un enjeu tout aussi important pour l’entreprise : documenter et analyser chaque tâche pour rendre l’ensemble de la structure productive et rentable tout en produisant à un haut niveau de qualité. Dans ce sens, les modes opératoires font partie intégrante du knowledge management. Il s’agit ici de documenter de façon synoptique (schémas) ou textuelle (instructions étape par étape) les compétences et connaissances de chaque opérateur afin d’accomplir au mieux chaque tâche. La transmission du savoir est donc une des résultantes des modes opératoires, l’amélioration continue en est un autre. 

Les modes opératoires : un outil de management de la qualité

Les modes opératoires font partie intégrante du Système de Management de la Qualité (SMQ). Ils documentent les tâches à accomplir par poste. Cependant, ils peuvent aussi s’étendre de façon transverse. Dans ce cas, ils gèrent, par exemple, un flux de tâches réalisées sur différents postes. C’est ce que l’on appelle une gamme. Intégrés dans le cadre d’une approche Kaizen , les modes opératoires deviennent alors des outils d’amélioration continue qui permettent à chaque opérateur :

  • D’accomplir sa tâche de façon efficace;
  • D’identifier la pertinence de chaque étape définie dans les modes opératoires ;
  • De proposer des améliorations ;
  • De documenter ces améliorations.

Cette amélioration continue et cette révision des modes opératoires, nécessaires pour l’entreprise, doivent néanmoins être menées de façon méthodique. Sous peine de devenir contre-productive. En effet, la faiblesse de tout SMQ réside dans une mauvaise maîtrise des différentes versions d’un même document. Il faut donc absolument que chaque document soit unique et identifié par un système de révision permettant à chacun de s’assurer qu’il travaille bien sur la dernière révision.

Mieux documenter les modes opératoires

Même si de nos jours, grâce à l’avènement du numérique, le versioning est plus facilement géré, le problème des mauvaises versions de document en circulation est loin d’être réglé. En effet, le numérique n’empêche pas les opérateurs d’imprimer les modes opératoires et d’oublier de les détruire lorsqu’une nouvelle version est disponible. Ils augmentent ainsi les risques d’utiliser une version obsolète ou plus adaptée. Sans parler des inévitables annotations que les employés font sur leurs modes opératoires. Elles restent confinées à leur poste alors que certaines pourraient être bénéfiques à toute la structure… Pour pallier cela, les entreprises doivent pouvoir s’équiper de solutions efficaces de gestion des modes opératoires. Des solutions permettant à la fois de réaliser facilement les modes opératoires, d’en gérer les mises à jour tout en s’assurant que seules les dernières révisions sont en circulation…

Face à l’importance des modes opératoires pour l’entreprise, les enjeux sont clairs : ils passent par la mise en place de solutions permettant de les créer et de les gérer facilement. Ainsi maîtrisés, les modes opératoires permettront, aux entreprises de mieux documenter la connaissance en leur sein mais aussi, d’augmenter leur productivité et leur compétitivité.

Picomto est la solution pour créer, gérer, partager, consulter et analyser vos modes opératoires. Contactez-nous pour en savoir plus.