non-conformité

Si vous êtes un dirigeant, un manager QHSE ou un responsable, la gestion des non-conformités fait inévitablement partie de vos tâches. Cependant, vous cherchez toujours la meilleure méthode pour rationaliser leur processus de traitement.

Une non-conformité signale que quelque chose a été défaillante dans un processus ou un produit, et que le résultat ne coïncide pas aux exigences initiales.

Il faut savoir que dans un contexte de marchés de forte concurrence et où la satisfaction client est cruciale. En effet la mise en place d’un système de gestion des non-conformités doit être une véritable priorité pour assurer l’amélioration continue.

Comment peut-on définir une non-conformité ?

Pour définir la non-conformité, nous pouvons dire qu’il s’agit d’un événement imprévu qui arrive pendant le processus de fabrication et qui nuit à la qualité finale du produit. En d’autres termes, la non-conformité (ou NC) se présente comme une défaillance survenue dans un processus, un service ou un produit, qui se retrouve, ainsi, non conforme aux normes et aux réglementations déterminées par le secteur concerné (pharmaceutique, agro-alimentaire, biotechnologie, etc.).

Sachez que les non-conformités ont un impact négatif sur la notoriété, les coûts ainsi que l’efficacité des entreprises.

De ce fait, votre entreprise doit instaurer des contrôles spécifiques durant les différentes phases de production, et ce, jusqu’au transport. Cela est dans le but de s’assurer que toutes les démarches en place sont conformes aux normes : de santé et de sécurité, de qualité, d’hygiène et de préservation de l’environnement.

Nous trouvons deux types de non-conformités que l’on peut distinguer durant un audit de certification ISO :

La non-conformité majeure

Il s’agit d’une non-conformité qui s’effectue rarement. Elle est détectée sans difficulté et n’a pas d’impact direct sur les clients.

La non-conformité mineure

Il s’agit, ici, d’une non-conformité qui se répète. Elle est difficile à discerner. De plus, ce type de non-conformité a un impact négatif sur les clients, si elle n’est pas traitée et corrigée.

Soulignons que la différence entre ces deux types de non-conformité réside principalement dans le nombre de mesures correctives que vous devez réaliser afin de remettre votre organisation en conformité. Cependant, il faut savoir que peu importe le type de non-conformité, il est essentiel de traiter immédiatement les non conformités.

Pour déterminer si une non-conformité est mineure ou majeure, il faut examiner :

  • Sa fréquence
  • Sa détection
  • Son impact

Norme ISO 9001 : gestion des non-conformités

Comme nous l’avons vu précédemment, les non-conformités peuvent être mineures ou majeures. Cependant, la classification est plus vaste. En effet, la gestion de ces différents événements peut-être reliée à n’importe laquelle des normes ISO qui existent actuellement. Sachez que la norme ISO 9001 est l’une des plus courantes.

La norme ISO 9001:2015 se présente comme une technique de gestion de la qualité mondialement réputée. Elle est mise en œuvre par de nombreuses entreprises industrielles dans le but d’améliorer constamment leurs processus et consolider la qualité de leur production. L’objectif est de devenir plus compétitif et plus efficace tout en accroissant la satisfaction des clients, et ce, en mettant en place des actions correctives et préventives.

Dans un système de gestion ISO 9001, les non-conformités les plus courantes sont, généralement, dues au non-respect des exigences techniques des produits (matériaux, caractéristiques, fonctionnement, etc.) ou encore des processus (erreurs dans les quantités, retards dans les délais de livraison, mauvaise utilisation des équipements, défaillance humaine due à un manque de formation, etc.).

Non-conformités : l’impact négatif dans une entreprise industrielle

Il faut savoir que les non-conformités peuvent rapidement devenir un véritable cauchemar pour les entreprises industrielles incapables de les gérer correctement. Leur conséquence sur la qualité finale des produits engendre d’autres impacts négatifs tels que la perte d’efficacité, de productivité et de réputation de l’entreprise. Toutefois, la détection précoce d’une non-conformité doit être estimée comme une opportunité d’amélioration.

Voici les différentes étapes à suivre pour traiter les non-conformités. Afin que toute industrie soit en mesure d’étudier l’origine du problème, de trouver une solution et d’empêcher que cela ne se reproduise.

Management de la qualité : comment traiter les non-conformités ?

Dans le but de les supprimer définitivement de la carte et de les transformer en opportunités d’amélioration, les entreprises doivent mettre en place une méthodologie de traitement des non-conformités fondées sur les cinq étapes suivantes :

Détection de la non-conformité

Chaque partie prenante de l’organisation est en mesure de détecter une non-conformité. Par partie prenante, nous faisons référence aux clients, aux fournisseurs, aux auditeurs externes, aux personnels internes ou à l’administration publique.

Quand cela s’effectue, que ce soit pendant les audits internes ou externes, les contrôles de qualité, les réclamations clients ou encore les analyses de plaintes, il est nécessaire que la non-conformité soit indiquée le plus rapidement possible.

Dans cette première phase du processus, il est important de bien décrire la non-conformité et d’apporter les informations comme :

  • Le document indiquant ce qui aurait dû être fait, mais ne l’a pas été
  • Les preuves démontrant la non-conformité
  • La date et la personne qui a détecté la non-conformité,

Correction immédiate de la non-conformité

Une fois que la non-conformité est définie et bien documentée, elle doit être traitée et corrigée pour enlever à court terme la situation de non-conformité qui en est la cause. Sachez que le travail ne cesse pas là. En effet, étant donné qu’il ne s’agit pas d’un problème ponctuel, il peut se reproduire à plusieurs reprises. Il sera, ainsi, essentiel d’en éliminer l’origine profonde.

Détection et analyse de la cause profonde de la non-conformité

Cette troisième phase est importante pour empêcher la reproduction future de la non-conformité. Quand il s’agit d’identifier et de traiter la cause profonde, nous trouvons diverses méthodologies utiles comme l’outil d’analyse et de résolution de problème des 5 Pourquoi.

Planification des correctives pour éliminer la cause profonde

Une fois que vous prenez connaissance de la cause profonde de la non-conformité, vous devez déterminer une ou plusieurs actions correctives, les personnes chargées de les effectuer et le calendrier de leur mise en place.

Vérification de l’efficacité des actions correctives

Cette dernière phase de votre système de management de qualité est l’une des phases les plus importantes, car elle permettra de connaître si les actions correctives et les actions préventives mises en place ont été efficaces ou non. Dès qu’une situation semblable à celle qui a produit la non-conformité fait son apparition, vous devez vérifier que la déviation ne se produit plus.

Démarche-qualité : conseils pour prévenir la non-conformité

Pour réduire les risques de non-conformité et mettre en place un service de qualité, voici quelques conseils à suivre :

Adhérer à la procédure d’exploitation standard

Les opérateurs doivent suivre les processus de production déterminés par l’entreprise. Cela permet d’assurer le bon déroulement des opérations. Il faut savoir qu’une POS (procédure opérationnelle standard) doit être rédigée et mise à la disposition de chaque membre du personnel sur le lieu de travail. De plus, chaque employé doit signaler toute modification de ces procédures. En effet, une modification non autorisée des documents est en mesure de causer une non-conformité et nuire aux objectifs de qualité.

Une formation adéquate

Les opérateurs doivent former leurs employés, et ce, à l’aide de procédures conformes à la norme ISO 9001. Cela est important pour empêcher les erreurs qui pourraient amener à la non-conformité. En effet, de petits détails comme un calibrage incorrect peuvent nuire à la production.

Testez les produits

Une méthode concrète pour assurer la conformité à la norme ISO 9001 consiste à effectuer constamment des tests des produits. C’est une bonne pratique pour l’assurance et le contrôle de la qualité. Les tests de produits éviteront les produits non conformes d’être livrés et vendus aux clients.

Utiliser constamment une liste de contrôle audit ISO 9001

Un formulaire de rapport d’audit ou une liste de contrôle aide les opérateurs à se rappeler et à compléter chaque instruction, processus ainsi que les étapes nécessaires.