10 tâches avant et après Picomto : la révolution digitale des processus

Pour commencer, il faut comprendre que la digitalisation a transformé les pratiques de gestion et d’organisation au sein des entreprises et des industries.

Avant Picomto, de nombreux processus reposaient sur des méthodes manuelles et physiques, qui généraient de multiples défis. Cependant, l’arrivée des solutions digitales comme Picomto a permis de repenser et d’optimiser ces pratiques. Cela ouvre de nouvelles possibilités pour améliorer la performance et la productivité.

Ainsi, l’adoption de Picomto a ouvert la voie à des gains de productivité. Ce passage du manuel au digital a constitué un rôle essentiel pour améliorer les performances opérationnelles et la compétitivité des industries.

Pour illustrer cette transformation, nous vous présentons 10 tâches clés et comment elles ont évolué avant et après l’intégration de Picomto au sein des usines.

Avant, la création d’équipes terrain faisait face à des défis de coordination, d’accès à l’information, de traçabilité, d’outils inadaptés et de réactivité limitée. La gestion de ces équipes était ainsi complexe. Ce qui entravait, de ce fait, leur contribution à la performance globale.

Avec Picomto, la gestion des équipes est grandement améliorée. En effet, la plateforme permet de faciliter la planification, le suivi et la coordination des activités. Elle simplifie également la communication, le partage d’informations et l’analyse de la performance des équipes. Dans l’ensemble, Picomto permet d’optimiser l’organisation et l’efficacité des équipes.

La création de fiches d’instruction pour les équipes était un processus entièrement manuel. En effet, le contenu était saisi à la main sur un support papier, la mise en page et l’insertion d’éléments visuels se faisaient de manière artisanale. Une fois finalisées, les fiches étaient reproduites en plusieurs exemplaires par photocopie ou impression, puis distribuées physiquement aux techniciens sur le terrain avec un risque de perte. Toute modification du document nécessitait, ainsi, de refaire entièrement la fiche, ce qui rendait la mise à jour fastidieuse. De plus les instructions de travail étaient uniquement basées sur du texte.

Grâce à Picomto, la création et la gestion des fiches d’instruction sont simplifiées. La construction digitale est intéractive et multimédia. La rédaction et la mise en page se font sur des supports numériques permettant, de ce fait, une forme plus dynamique. La distribution aux techniciens est dématérialisée en 1 clic. Cela contribue à une diffusion rapide et permet une mise à jour instantanée.

De plus, les mises à jour sont instantanées et simplifiées par le stockage numérique. Enfin, le suivi de l’utilisation est facilité, grâce à des fonctionnalités de traçabilité. Vous l’avez compris, le cycle de vie des fiches devient, alors, automatisé et fluidifié.

Le partage des fiches d’instruction aux équipes se faisait de manière entièrement physique. Après rédaction manuelle sur support papier, les fiches passaient de mains en mains pour une signature manuelle à chaque étape du processus de validation ISO. Elles étaient reproduites par photocopie ou impression, puis conditionnées et distribuées aux responsables des équipes lors de réunions. Ces derniers les transmettaient ensuite à leurs collaborateurs.

Ce processus chronophage présentait de nombreux inconvénients : diffusion limitée aux seuls exemplaires produits, risque de perte ou de détérioration, mise à jour complexe, impossibilité de suivre l’utilisation des documents, processus de validation longs et risques de trouver des vieilles versions du document sur le terrain.

Avec Picomto, le circuit de validation documentaire se fait en un clic, chaque personne est prévenue grâce au centre de notifications et peut agir immédiatement.

Le partage des fiches d’instruction devient plus facile. Le contenu numérique peut être diffusé via divers canaux digitaux, ce qui permet une transmission rapide et à grande échelle. Les modes de distribution dématérialisés offrent la possibilité d’un suivi précis, avec traçabilité, analyses et mises à jour instantanées. La digitalisation a ainsi révolutionné le partage des fiches.

Avant, l’accès aux données par les opérateurs et les managers était limité. Les informations étaient principalement détenues et consultables dans des classeurs. Cela rendait, ainsi, leur accessibilité difficile sur site.

De plus, toutes les données étant saisies sur du papier, les temps de traitement de celui-ci créaient du décalage. Le partage d’informations passait par des circuits de communication souvent lents et peu fiables. Ainsi, les checklists papier s’empilaient ou étaient à recopier.

Enfin, le suivi et l’accès aux données étaient compliqué. Dans l’ensemble, ces nombreuses contraintes entravaient l’efficacité et la réactivité des équipes.

Avec Picomto, l’accès aux données par les opérateurs est simplifié. Les informations essentielles sont envoyées au serveur dès leur saisie et sont désormais accessibles en temps réel depuis n’importe quel point de l’usine, sur les appareils mobiles des collaborateurs et les ordinateurs des managers.

Grâce à la traçabilité digitale, le suivi des pratiques est précis et fiable. Cet accès fluide, réactif et maîtrisé aux données contribue à l’efficacité des tableaux de bord et rapports en temps réel.

Avant, la validation d’une tâche par un manager sur le terrain nécessitait sa présence physique pour inspecter le travail. Puis, la retranscription des informations s’effectuait manuellement dans un registre papier. Ce processus était chronophage et sujet aux erreurs et provoquait des arrêts de production.

Avec Picomto, le processus de validation d’une tâche par un manager devient bien plus fluide. L’opérateur saisit désormais les informations pertinentes directement via Picomto. Le manager peut alors consulter et valider ces données en temps réel, depuis n’importe où dans l’usine ou dans le monde, sans avoir à se déplacer grâce à la « Smart collaboration ». Une fois validé, le suivi des tâches est automatiquement mis à jour sur tous les appareils. Cela aide à éviter les erreurs de retranscription et renforce l’efficacité globale des équipes.

Avec la fonction « Remote expert », l’opérateur peut échanger, à tout moment, avec un expert pour demander, une validation, de l’aide ou encore une question par rapport à une opération.

La gestion des données et la production de rapports d’activité se faisaient de manière manuelle et cloisonnée. Les informations étaient consignées sur des documents imprimés par les opérateurs, puis saisies dans des tableurs excel par les services administratifs.

L’exploitation de ces données pour générer des rapports était un processus avec de nombreuses manipulations manuelles. Une fois les rapports produits, ils étaient distribués de façon séparée. Ce processus était source de retards, d’erreurs et de manque de réactivité.

Avec Picomto, la gestion des données et la production de rapports d’activité devient plus simple. En effet, les opérateurs saisissent désormais les informations directement sur leur tablette, ce qui permet une centralisation en temps réel.

De plus, les équipes disposent d’un accès instantané à l’ensemble des données. Cela facilite, les analyses et la génération automatisée de rapports. Sans oublier, bien évidemment, le partage instantané des données, qui offre une visibilité globale de l’activité.

La connexion à des outils de tableaux de bord ou de « business intelligence » est très simple grâce à l’API de Picomto. Vos tableaux de bord prennent vie sous Power BI par exemple en quelques clics.

Grâce à Picomto, ce nouveau processus permet de réduire les délais et les erreurs.

L’amélioration continue se heurtait à plusieurs obstacles. Toute modification des documents devait être faite manuellement, puis redistribuée, entraînant des pertes ou des incohérences dans les informations. L’accessibilité aux documents était limitée aux lieux de travail, rendant difficile leur consultation et leur diffusion à l’échelle de l’entreprise.

De plus, la traçabilité des évolutions était complexe, augmentant les risques d’erreurs et de non-conformités. Ce processus laborieux ralentissait l’amélioration continue des informations essentielles aux équipes.

Avec Picomto, l’amélioration continue a été grandement facilitée. Tous les documents et médias sont désormais gérés de manière centralisée dans Picomto, ce qui permet une mise à jour simplifiée et une accessibilité améliorée pour les équipes, depuis n’importe quel endroit. Chaque modification est traçable, ce qui assure l’utilisation des dernières versions validées. Cet outil digital permet, ainsi, d’améliorer la conformité des pratiques dans l’usine.

Dès les premiers jours d’utilisation, Picomto vous permet de collecter une grande quantité d’informations qui alimente vos process continus.

La formation des collaborateurs présentait plusieurs complications. Les supports de formation étaient principalement sur feuilles. Cela rendait, leur mise à jour et leur diffusion complexes. L’accès aux informations était limité aux documents présents sur le lieu de travail.

De plus, l’évaluation des acquis reposait sur des questionnaires papier, avec une analyse et des résultats manuels.

5 problématiques majeurs de la gestion des compétences :

• La complexité des opérations
  L’industrie d’aujourd’hui fait face à des chaînes d’approvisionnement complexes, des configurations en évolution constante, des délais de cycles d’innovation courts et des exigences de personnalisation croissantes. Cette complexité entrave la capacité des entreprises à réagir rapidement, être flexible en multisites, à rester compétitives et à ajuster leur production en conséquence.

• La maitrise des nouvelles technologies
  L’arrivée imminente de l’IOT, l’IA ou les robots dans l’usine nécessite une main-d’œuvre hautement qualifiée et une capacité d’adaptation rapide. Piloter, comprendre et contrôler les machines nécessite de former constamment les opérateurs pour rester à la pointe de ces avancées et exploiter pleinement leurs potentiels.

• La gestion des talents
  La gestion efficace des talents devient de plus en plus critique dans un environnement où les compétences et les besoins de l’entreprise évoluent rapidement. L’usine doit être en mesure d’identifier, de recruter et de fidéliser les talents les plus adaptés à leurs besoins changeants, en offrant des opportunités de développement professionnel pour maintenir leur engagement et leur motivation.

• La volatilité du marché
  Les marchés mondiaux sont devenus extrêmement volatils, avec des fluctuations rapides de la demande, des changements de réglementation et des crises économiques. Les opérateurs se doivent d’être polyvalents pour réagir rapidement à ces changements pour éviter les pertes financières et saisir les opportunités de croissance.

• La pénurie de main d’œuvre
  De nombreux collaborateurs qualifiés approchent de l’âge de la retraite, nécessitant d’être remplacés par une nouvelle génération de travailleurs formés aux nouvelles technologies. En réponse à ce défi, les entreprises doivent adopter des stratégies proactives pour attirer, former et retenir les talents que l’industrie n’attire plus.

Avec Picomto, les supports de formation sont désormais disponibles sous format numérique, facilitant leur mise à jour et leur accessibilité.

Les collaborateurs peuvent consulter les formations depuis n’importe quel endroit, et ce, grâce à une . En outre, les formations sont devenues plus flexibles, permettant aux collaborateurs de les suivre à leur rythme depuis leur poste de travail ou leur appareil mobile. Cette solution digitale favorise,  ainsi l’acquisition des compétences clés au sein de l’entreprise.

Rendre les opérateurs flexibles et agiles
La gestion et la traçabilité des compétences doit pouvoir répondre aux évolutions sociétales, aux innovations technologiques et aux besoins changeants de l’entreprise.
Il s’agit de remettre l’opérateur au centre des opérations en fournissant les bons outils :

• Support pour s’autoformer tout au long de son parcours
• Possibilité de retours terrain avec collecte de données
• Un matériel connecté adapté à ses besoins
• La possibilité d’appeler les experts à distance

La planification de la production et de la maintenance présentait plusieurs épreuves. La gestion des informations était délicate, la planification se faisait de manière manuelle et séparée. Il était également difficile d’avoir une visibilité sur les charges de travail, les priorités et les ressources disponibles, complexifiant la prise de décision. La coordination entre les différents services impliqués était, aussi, laborieuse.

Les processus étaient basés sur des connaissances et des rythmes assez incertains.

Enfin, le suivi des actions entreprises et des incidents reposait sur des archives papier, ce qui rendait leur consultation et leur analyse chronophages. Ces différents défis rendaient la planification de la production et de la maintenance inefficace.

Avec Picomto, toutes les données sont désormais stockées dans un système d’information intégré, ce qui facilite leur mise à jour et leur accessibilité. La planification s’effectue de manière coordonnée, avec une vision d’ensemble des interdépendances et des priorités dans un planning digital.

Les équipes disposent d’un tableau de bord numérique. Chaque opérateur peut ainsi consulter en temps réel les charges de travail, les ressources disponibles et les modifications de planning.

Grâce à des outils collaboratifs, la communication et le partage d’informations entre les différents services impliqués sont facilités.

Enfin, la traçabilité des actions industrielles, des incidents survenus et des résolutions apportées sont améliorées. Picomto permet d’optimiser la planification de la production et de la maintenance. Cela améliore ainsi la performance opérationnelle et la réactivité de l’usine.

La gestion de la documentation au sein des entreprises présentait plusieurs exigences. Les documents étaient principalement conservés sous format physique, dispersés dans différents services. La mise à jour des documents était fastidieuse, tout comme le suivi de leur historique et de leur utilisation.

Le partage et la collaboration sur les documents étaient restreints, et les documents physiques étaient exposés aux risques de perte et de dommage. Ces différents défis rendaient la gestion documentaire inefficace, avec des impacts négatifs sur la productivité, la conformité réglementaire et la sécurité des informations.

Avec Picomto, les documents sont désormais stockés de manière numérique dans des systèmes de gestion documentaire versionné, permettant un accès sécurisé et centralisé.

De plus, la recherche et l’accès aux documents sont facilités, et ce, grâce à des moteurs de recherche avancés, utilisant par exemple des tags de classification et des méta-données enrichissants le document. La mise à jour des documents peut se faire de manière dématérialisée, avec un suivi précis de leur historique. Les outils de travail collaboratif intégrés favorisent le partage en temps réel.