La terminologie de l’industrie compte une très grande variété de notions et de concepts qu’il est essentiel de maîtriser pour mettre en place une organisation efficace. Les cerner avec précision permet notamment d’établir et de maintenir une documentation industrielle qui puisse être en adéquation avec les besoins et les objectifs de l’entreprise. Le mode opératoire, le processus et la procédure peuvent parfois être assimilés les uns aux autres par abus de langage ou par méconnaissance. Alors qu’il s’agit de trois notions tout à fait différentes et distinctes.

Schéma des processus, procédures et modes opératoires dans une entreprise

Mode opératoire : le « comment » d’une procédure

Les modes opératoires, ce sont tout simplement les instructions de travail, ou ce qui répond à la question « comment ? » dans le processus, que l’on verra plus loin dans cet article.

Les modes opératoires spécifient, en effet, les actions à mener pour effectuer une tâche précise et à un poste donné. La description de ces actions, qui doit être faite de manière très détaillée, peut aussi porter sur l’enchaînement des opérations d’un poste vers un autre.

Dans la documentation industrielle, le mode opératoire est décrit à travers du contenu texte, mais rien n’empêche d’enrichir ce dernier par des formats visuels, bien au contraire. De nos jours, grâce au digital, les éléments visuels sont non seulement plus facilement intégrés, mais ils sont en plus recommandés car ils apportent une aide considérable à la compréhension des instructions par les opérateurs appelés à les exécuter.

La mémoire de l’entreprise au format digital

Le mode opératoire représente la mémoire et le savoir-faire de l’entreprise : Il rassemble l’ensemble des gestes techniques pour effectuer une tâche. Ces tâches devraient prendre en considération les habilitations des opérateurs, les mesures de prévention et réglementaires, la gestion des déchets, la politique qualité…L’utilisation du papier depuis des années a malheureusement changé l’orientation de ces modes opératoires. Chez Picomto, nous réalisons chaque jour, chez nos clients, que ces modes opératoires sont non seulement pas utilisés mais en plus difficilement utilisables.

On a souvent tendance à placer en bord de ligne ces documents (surtout dans les entreprises certifiées ISO) uniquement pour qu’ils soient là en cas d’audit des autorités de régulation ou audit client. À chaque problème ou déviation sur un processus, plutôt que de revoir celui-ci dans l’ensemble, on ajoute des pages ou des paragraphes à ces mêmes modes opératoires déjà peu digestes.

Il est temps, à l’instar des tableaux de bord, de la gestion de projet, de la relation-client (crm) et d’autres, de faire la transformation numérique du poste de travail en digitalisant l’opérationnel.

Notre conseil : Si vous avez l’intention de digitaliser vos modes opératoires, oubliez tout ce que vous avez fait jusqu’à ce jour, ainsi que le format papier et tournez-vous vers l’avenir.

Quelques raisons pour digitaliser un mode opératoire

Il est possible d’investir dans des modules e-learning visuels ou vidéos qui ne serviront que pendant les quelques jours de formation de vos nouveaux arrivants. Cependant, investir dans la création d’instructions de travail digitales et visuelles servira non seulement pendant la formation mais également pendant toute la durée de présence des salariés de l’entreprise.

Par expérience, ce qui est généralement fait pour sécuriser la réussite d’un audit, c’est l’écriture et l’ajout de nombreux paragraphes de texte sur les modes opératoires papier. Encore une fois, si vous repensez vos instructions de travail en mixant tout type de médias alors vous fournirez un document clair et orienté pour l’opérateur afin de l’aider dans chacune de ces tâches.

Concernant l’enregistrement de données (tournée de maintenance, relevé, qualité…). Aujourd’hui, un grand nombre d’industriels utilisent des checklists papier et les font remplir machinalement après une longue tâche. Une bonne pratique consiste à les incorporer au fil du mode opératoire pour enregistrer les actions immédiatement. Cela permet d’avoir des données utilisables en temps réel pour de la traçabilité, construire des plans d’actions ou alimenter des bases de données de maintenance préventive.

Quelles questions faut-il se poser ?

Est-ce qu’ils sont réellement consultés ? Si oui, apportent-ils de la valeur ajoutée aux opérateurs ?

En résumant, les modes opératoires sont aujourd’hui des centres de coût qui pénalisent les entreprises. Donc comment les transformer en centre de profit, améliorer les performances, la pertinence des informations apportées aux opérateurs et avoir une meilleure maîtrise des documents ?

Même en travaillant sur une base papier, il est possible d’intégrer beaucoup d’éléments de ces différents points :

  • • Orienter les modes opératoires vers l’opérateur avec du contenu visuel clair et non soumi à interprétation comme le texte.
  • Less is more” quand il s’agit des modes opératoires. Plus le document sera concis et synthétique et plus il aura de la valeur pour l’opérateur.

Consultez notre article sur le rôle des modes opératoires dans l’industrie pour plus de détails sur le sujet.

Demandez votre demonstation

Le processus, ou enchaînement des activités composant la chaîne de valeur

Pour reprendre la définition de l’EFMQ (European Foundation for Quality Management), le processus correspond aux « moyens à l’aide desquels l’organisation met en œuvre et déploie les compétences de son personnel pour produire des résultats ».

Mais de manière plus globale, le processus désigne autant l’enchaînement des activités dans la chaîne de valeur de l’entreprise que les ressources mises en œuvre pour les réaliser. Par ressources, l’on entend les moyens humains et matériels. En d’autres termes, il recouvre toutes les étapes de transformation des données en entrée en données en sortie. Exemple : Matières premières en entrée et produit fini en sortie.

L’aboutissement d’un processus peut être soit la livraison au client, soit sa consommation, en interne, par un autre processus. L’évaluation de sa performance va donc se baser sur sa capacité à assurer la satisfaction client ou sur la qualité du résultat avant le passage vers le processus suivant.

Bien faire la différence entre mode opératoire, processus et procédure

Une entreprise peut facilement être représentée par sa carte des processus. Chacun d’entre eux étant relié aux autres, dépendant des données d’entrée et de sortie des uns pour alimenter les autres.

Notre conseil : Si vous n’avez pas encore effectuer une cartographie de vos processus, faites-le. Cela vous permettra de savoir clairement l’interdépendance de chaque service de votre entreprise. Mais, également, de bien isoler les données qui transitent entre chacun d’eux et leur pertinence.

Quand nous accompagnons nos clients dans la digitalisation de leur mode opératoire, nous commençons toujours par effectuer cette démarche. Le fait de connaitre les données d’entrée et de sortie nous permet de mieux cibler les ROI de Picomto. Cela nous oriente donc vers les bon KPI à suivre pour le déroulement du projet.

De ce fait, l’amélioration, à travers une approche processus et des flux qui le composent, constitue un enjeu capital.

La procédure : qui fait quoi ?

Pour sa part, la procédure décrit l’organisation, l’ensemble des règles propres à une activité. Elle décrit la méthode de travail, ainsi que les différents acteurs (opérateurs et services) appelés à réaliser les tâches.

Elaborer la procédure revient donc à répondre à la question « qui fait quoi ? », sans toutefois entrer autant dans le détail du « comment ?» qu’est le mode opératoire. Elle mentionne également les outils utilisés pour appliquer la méthode de travail. On parle d’ailleurs de « traitements » pour les désigner.

Souvent les entreprises font un mélange entre le mode opératoire et la procédure dans un seul document.

Notre conseil : Nous pensons que c’est contre-productif de procéder de cette manière. Les procédures contiennent beaucoup d’informations qui n’apportent aucune valeur ajoutée sur le terrain. Un mode opératoire efficace est simple, épuré et contient uniquement les informations indispensables aux opérateurs pour réaliser la tâche. En le mélangeant avec la procédure, vous prenez le risque de perdre l’opérateur et par conséquent augmenter le nombre d’erreurs.

La procédure est plutôt destinée au superviseur ou chef de service pour définir les règles de fonctionnement et interactions entre toutes les personnes concernées. C’est la traduction détaillée du processus et qui décrit comment une donnée d’entrée se transforme en donnée de sortie. (Voir le schéma en début d’article)

Mode opératoire & Procédure : Quelle solution utiliser ?

Picomto est la solution d’instructions de travail digitales permettant de créer rapidement des procédures et modes opératoires visuels. Notre objectif est de délivrer les bons outils aux opérateurs pour les aider dans leur quotidien.

Afin de mettre en œuvre et de piloter une démarche d’amélioration continue, il est indispensable d’intégrer des modes opératoires au format digital. En fait, pour rattraper son retard par rapport à la transformation digitale, toute entreprise industrielle doit commencer par la transformation de sa documentation du format papier au format digital plus interactif et compréhensible. Cette documentation servant de référentiel aux différents opérateurs ou techniciens de maintenance doit être accessible au bon moment et intuitive. C’est pour cette raison qu’elle est idéalement intégrée dans un système d’information et pouvant être consultée sur tout appareil connecté. Ainsi, les modes opératoires digitalisés permettent d’assurer l’automatisation de certaines tâches, d’assurer la bonne protection individuelle et de la sécurité au travail relative à l’usage des postes de travail (santé et sécurité). En plus des mesures préventives contre les accidents, les modes opératoires permettent aux opérateurs de faire une évaluation des risques et mener des actions correctives de premier niveau. Ce qui augmente la réactivité et la vitesse de résolution des problèmes et facilite par la suite le management de la qualité et la gestion d’entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration.

Téléchargez notre ebook !