Als Schlüsselelement der industriellen Dokumentation ist die Betriebsart die grundlegende Unterstützung, die es dem Bediener ermöglicht, bei der Ausführung der seiner jeweiligen Aufgabe innewohnenden Aufgaben geführt zu werden. Daher ist es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass diese Dokumente nicht nur absolut klar und lesbar sind, sondern auch frei von Fehlern, die zu Nichtkonformitäten bei der Ausführung von Operationen führen würden.
Aktualisierung von Papierarbeitsanweisungen: Zeit- und Energieverschwendung
So wie sich das Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, entwickelt und dynamisch ist, so muss auch die Art und Weise, wie es arbeitet und produziert werden. Arbeitsanweisungen können nicht rechtzeitig eingefroren bleiben, weil sie sich an die Ankunft neuer Faktoren anpassen müssen: neue Normen, neue Werkzeuge, neue Prozesse, neue Anforderungen usw. Darüber hinaus können in diesen Arbeitsanweisungen Fehler oder Ursachen für Ineffizienz und Nichteinhaltung festgestellt werden, sobald sie in der Praxis angewendet werden.
Daher sind an diesen Betriebsanweisungen regelmäßig Änderungen vorzunehmen, so dass sie jedes Mal aktualisiert werden müssen. Dies ist jedoch offensichtlich ein ernsthaftes Problem im Umgang mit traditionellen papierbasierten Medien.
Das bedeutet, dass alle Kopien der alten Versionen (die nicht auf dem neuesten Stand sind) der Betriebsverfahren aus dem Verkehr gezogen werden müssen, um sicherzustellen, dass kein Mitarbeiter sie noch für seine Arbeit verwendet. Der nächste Schritt besteht darin, die Medien neu zu drucken und sicherzustellen, dass alle Bediener nach der Validierung durch die verschiedenen beteiligten Akteure (Produktionsleiter, Qualitätsmanager, Bediener, die möglicherweise auch an diesen Aktualisierungen beteiligt sind….) über die aktualisierten Dokumente verfügen. All dies mobilisiert Ressourcen (Material und Mensch), Energie und Zeit.
Daher ist es unmöglich, Papierdokumente zu aktualisieren, ohne dass eine gewisse Menge an Abfall anfällt, ganz zu schweigen von den Umweltauswirkungen, da Papier ein recycelbares Material ist, aber eine beträchtliche Menge an potenziellem Abfall darstellt.
Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Sicherung von Dokumenten
Da Unternehmensdokumente archiviert werden müssen, ist es leicht vorstellbar, wie viele Dokumente gespeichert und verwaltet werden müssen, wenn sie anfallen. Sie benötigen einen eigenen Raum mit erheblichen materiellen Ressourcen (Schränke, Aktenschränke, Verschleißschutz usw.) und organisatorischen Ressourcen.
Die Aktualisierung von Arbeitsanweisungen stellt auch ein Sicherheits- und Vertraulichkeitsproblem dar. Sicherheitsproblem, soweit eine Papierstütze bei einem Unfall, einer Fehlbedienung oder einer Katastrophe (Feuer, Überschwemmung….) verändert oder sogar zerstört werden kann. Was die Vertraulichkeit betrifft, so bestehen Bedenken hinsichtlich möglicher Datenlecks an Wettbewerber, da Papierdokumente versteckt und missbraucht werden können.
Probleme, für die die Tatsache, dass die Digitalisierung eine Lösung darstellt. Bei entsprechender Sicherung sind digitalisierte Betriebsverfahren weniger anfällig für dieses Risiko der Offenlegung. Darüber hinaus können Arbeitsanweisungen, die auf digitalen Medien gespeichert und zugänglich sind, nicht in gleicher Weise wie Papierdokumente verloren gehen oder zerstört werden. Die Dematerialisierung erleichtert es auch, neue, geänderte und aktualisierte Dokumente zur Verfügung zu stellen. Diese werden automatisch und schnell an die Terminals übertragen, die von den Bedienern im Feld verwendet werden.
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