Élément capital de la documentation industrielle, le mode opératoire est le support de base permettant aux opérateurs d’être guidés dans la réalisation des tâches inhérentes à leurs postes respectifs. Il est donc vital pour l’entreprise que ces documents soient non seulement parfaitement clairs et lisibles, mais également exempts de toute erreur qui entraînerait des non-conformités dans l’exécution des opérations.
Mise à jour des instructions de travail papier : une perte de temps et d’énergie
L’environnement dans lequel évolue l’entreprise étant évolutif et dynamique, il doit en être de même pour sa manière de fonctionner et de produire. Les instructions de travail ne peuvent rester figées dans le temps, car elles doivent s’adapter à l’arrivée de nouveaux facteurs : nouvelles normes, nouveaux outils, nouveaux procédés, nouvelles demandes, etc. De plus, des erreurs ou des sources d’inefficacité et de non-conformité peuvent être décelées dans ces instructions de travail une fois appliquées sur le terrain.
Il y a donc régulièrement des changements à apporter à ces modes opératoires, ce qui implique qu’ils doivent être mis à jour à chaque fois. Or, cela pose évidemment un sérieux problème quand on a affaire à des supports papier classiques.
Cela suppose, en effet, de devoir retirer de la circulation tous les exemplaires des anciennes versions (celles qui ne sont pas à jour) des modes opératoires pour s’assurer qu’aucun collaborateur ne s’en serve encore pour faire son travail. Il s’agit ensuite de réimprimer les supports, puis de faire en sorte que tous les opérateurs disposent des documents mis à jour après validation par les différents acteurs concernés (responsable production, responsable qualité, opérateurs également qui peuvent être impliqués dans ces mises à jour…). Tout ceci mobilise des ressources (matérielles et humaines), de l’énergie et du temps.
Il est donc impossible de mettre à jour les documents papier sans qu’il n’y ait une certaine forme de gaspillage, sans oublier les conséquences environnementales que cela induit, le papier étant une matière certes recyclable, mais représentant une masse considérable de déchets potentiels.
Difficulté de gestion et de sécurisation des documents
La documentation d’entreprise devant être archivée, on peut sans peine imaginer le volume de documents à stocker et à gérer à mesure qu’ils s’accumulent. Ils nécessitent un espace dédié, avec des ressources matérielles (placards, classeurs, protections contre l’usure…) et organisationnelles importantes.
La mise à jour des instructions de travail pose aussi un problème de sécurité et de confidentialité. Problème de sécurité dans la mesure ou tout support papier est susceptible d’être altéré ou même détruit en cas d’accident, de mauvaise manipulation ou de catastrophe (incendie, inondation…). En ce qui concerne la confidentialité, l’on peut en effet s’inquiéter d’éventuelles fuites de données en faveur de concurrents, les documents papiers pouvant être dissimulés et détournés.
Consultez également notre article sur : Pourquoi digitaliser votre documentation industrielle ?
Des problématiques auxquelles le fait de passer au digital apporte des solutions. Lorsqu’ils sont bien sécurisés, les modes opératoires numérisés sont moins vulnérables face à ce risque de divulgation. Par ailleurs, stockées et accessibles sur des supports digitaux, les instructions de travail ne peuvent être perdus ou détruits de la même manière que des documents papier. La dématérialisation rend aussi plus facile la mise à disposition des nouveaux documents, ceux modifiés et mis à jour. Ces derniers sont automatiquement et rapidement transmis aux terminaux qu’emploient les opérateurs sur le terrain.
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