Aktualisierung von Qualitätsdokumenten

Die Dokumentation ist eine der Säulen des Qualitätsmanagementsystems. Die Leistung und Effizienz von letzteren hängt daher davon ab, daher ist es notwendig, sie zu aktualisieren. Das Qualitätshandbuch und andere grundlegende Dokumente des Qualitätssicherungssystems müssen ständig aktualisiert werden, um eine zuverlässige Unterstützung zu sein, die sich über die Entwicklungen im Klaren ist und Fehler vermeiden kann, die die Qualität beeinträchtigen könnten.

Die Bedeutung der Aktualisierung der Qualitätsdokumentation

Die Aktualisierung der Qualitätsdokumentation ist in mehrfacher Hinsicht entscheidend. Erstens ist es eine Garantie dafür, dass das vom Unternehmen geschaffene und erworbene Know-how und Wissen nicht verloren geht. Um die vom Unternehmen gesetzten Ziele zu erreichen, verfolgt es eine Wissensmanagementpolitik, indem es die Identifizierung, Analyse, Organisation, Speicherung und Weitergabe von Wissen sicherstellt. Die systematische Aktualisierung der Dokumentation ermöglicht es daher, dieses Know-how zu nutzen und an die Mitarbeiter weiterzugeben, unabhängig davon, ob es sich um Neueinsteiger im Unternehmen oder bestehende Mitarbeiter handelt, die im Falle der Nichtverfügbarkeit für den Ersatz anderer verantwortlich sind (daher größere Vielseitigkeit). Neueinstellungen und interne Vertretungen können sich somit auf gültige Dokumente beziehen, die sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben effektiv unterstützen und das Fehlerrisiko reduzieren.

Darüber hinaus stellt die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten sicher, dass Verbesserungsmaßnahmen immer in die richtige Richtung gehen, dass sie nicht von Mängeln betroffen sind und dass sie uns nicht zwingen, zurückzugehen.

Schließlich hat die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten zwangsläufig einen positiven Einfluss auf die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter und das Image des Unternehmens. Der QHSE-Ansatz (Quality, Health, Safety, Environment), der die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter, ihre Schulungen zur Prävention, die Einhaltung von Normen und die Zuverlässigkeit von Anlagen gewährleistet, wird ständig aktualisiert, um optimale Produktionsbedingungen zu schaffen und die Wahrnehmung des Unternehmens beim Kunden zu verbessern. Eine HSE-Richtlinie zielt darauf ab, Arbeitsunfälle und Gesundheitsprobleme zu reduzieren und das soziale Engagement des Unternehmens, insbesondere in Bezug auf Umweltfragen, zu bekräftigen.

Die verschiedenen Quellen der Qualitätsaktualisierung

Die an der Aktualisierung der Qualitätsdokumentation beteiligten Akteure, darunter natürlich auch der Qualitätsmanager, stützen sich auf verschiedene Quellen, um diesen Ansatz sicherzustellen.

Zunächst erfolgt die Aktualisierung der Qualitätsdokumente unter Berücksichtigung des Kundenfeedbacks. Etwaige Bemerkungen des letzteren nach der Verwendung des Produkts sind zu berücksichtigen. Sie können zu mehr oder weniger signifikanten Änderungen der Verfahren führen, um die Produktqualität und damit die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Zweitens ermöglichen Audits auch die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten, die auf Beobachtungen basieren, die während dieser internen oder externen Vorgänge gemacht wurden.

Das Gleiche gilt für die verschiedenen durchgeführten Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen; diese Maßnahmen müssen in bestehende Dokumente integriert werden, damit die Repositorien wirklich in ihrer neuesten Fassung sind und von den Interessengruppen genutzt werden können, ohne dass die Gefahr von Fehlern besteht. Wenn eine Korrektur nach einem bestimmten Ereignis vorgenommen wird, erfordert die Tatsache, dass der Änderungsantrag ausgearbeitet wird, Überlegungen und die Umsetzung einer logischen und verständlichen schriftlichen Struktur.

Schließlich gehören auch Überprüfungen und Überarbeitungen zu den Quellen von Elementen, die in Qualitätsdokumente aufgenommen werden sollen, wenn sie aktualisiert werden. So kann beispielsweise eine Managementbewertung zu einer veränderten Ausrichtung der Unternehmenspolitik (z.B. auf eher ökologische Aspekte) führen, was zu Änderungen in den Abläufen und damit zu Aktualisierungsbedarf führt.

Die Aktualisierung entspricht somit einem reaktiven, dynamischen Prozess, der durch die verschiedenen Ereignisse, die das Leben des Unternehmens beeinflussen, ausgelöst und bestimmt wird. Sie ermöglicht es unter anderem, Dokumente zu haben, die der Realität entsprechen und Fehler zu vermeiden, die die Qualität beeinträchtigen könnten.

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