La mise à jour des documents qualité

Le document qualité est l’un des piliers des systèmes de management de la qualité (SMQ) ou système de gestion de la qualité (SGQ). La performance et l’efficacité de ce dernier en dépendent donc. Ce qui explique la nécessité de sa mise à jour. Le manuel qualité et les autres documents fondamentaux du système qualité doivent toujours être réactualisés pour être un support fiable. Elles doivent également correspondre à la norme ISO pour éviter les erreurs pouvant affecter la qualité.

Document qualité : qu’est-ce que c’est ?

Comme nous l’avons vu, la documentation qualité se présente au centre du SMQ. Le but n’est pas de faire de la paperasse. En effet, l’objectif est de formaliser ce qui est nécessaire de l’être, pour une performance accrue.

Il faut dire que le manuel qualité s’avère être un des documents les plus connus du système. En effet, le jour de l’audit de certification, l’auteur se base principalement sur ce manuel pour exécuter sa mission.

Les procédures se révèlent être des formidables outils pour formaliser un fonctionnement codifié. De plus, une des applications est la formation des opérateurs à de nouvelles tâches.

L’importance de la mise à jour de la documentation qualité

La mise à jour de la documentation qualité est capitale à plus d’un égard. La gestion documentaire constitue, tout d’abord, la garantie de ne pas perdre le savoir-faire et les connaissances créés et acquis par l’entreprise.

Pour atteindre les objectifs de qualité fixés par l’entreprise, celle-ci mène une politique de knowledge management en assurant l’identification, l’analyse, l’organisation, la mémorisation et le partage des connaissances.

Mise à jour des documents qualité

La mise à jour systématique de la documentation (systèmes de qualité) permet donc la capitalisation d’entreprise (savoir-faire) et la transmission aux collaborateurs, qu’il s’agisse de nouveaux venus dans l’entreprise ou de personnels déjà existants et chargés d’en remplacer d’autres en cas d’indisponibilité (d’où une plus grande polyvalence). Nouvelles recrues et remplaçants internes peuvent ainsi se référer à un document référentiel valable, le guidant efficacement dans l’accomplissement de leurs tâches et réduisant le risque d’erreur et les non-conformités.

Par ailleurs, la mise à jour du système documentaire permet de faire en sorte que les actions d’amélioration continue aillent toujours dans le bon sens, que ces actions ne soient pas altérées par une quelconque faille et n’obligent pas à revenir en arrière.

Enfin, le système de management de qualité a nécessairement une répercussion positive sur les conditions de travail des salariés et l’image de l’entreprise. La démarche QHSE (Qualité, hygiène, sécurité, environnement)– qui veille à la sécurité et la santé du personnel, à sa formation en matière de prévention, au respect des normes et à la fiabilité des installations – fait l’objet d’une réactualisation permanente pour fournir des conditions de production optimales et améliorer la perception de l’entreprise par le client. Une politique qualité QHSE vise autant à diminuer les accidents et les problèmes de santé liés au travail qu’à affirmer l’engagement social de l’entreprise, notamment vis-à-vis des questions environnementales.

La pyramide documentaire

Le système relatif à la documentation est organisé comme une pyramide. Voici les différents étages :

• Le manuel qualité : il présente la politique de l’entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système. Il permet la communication interne et externe.
• Les procédures : elles formalisent un ensemble d’actions et de règles pour avoir un résultat bien déterminé. Elles présentent d’une manière précise qui fait quoi, comment, où et pourquoi. Toutefois, il ne faut pas les confondre avec les modes opératoires. La norme ISO 9001 exige la production de quelques procédures. C’est le cas notamment pour la maîtrise de la documentation.
• Les instructions de travail : ici, nous trouvons les modes opératoires et autres documents de travail (comme les consignes). Ils codifient dans le détail les opérations à mener.
• Les enregistrements : ils ont pour mission de prouver les résultats des opérations et de garantir leur traçabilité.

Les différentes sources de la mise à jour qualité

Les acteurs intervenant dans la mise à jour de la documentation qualité (dont le responsable qualité bien évidemment) s’appuient sur différentes sources. Cela vise à assurer cette démarche et répondre aux exigences de la norme. Cela a également pour objectif de décrocher les certifications qualité notamment le certificat iso.

Les principales bases de la mise à jour qualité

Premièrement, la mise à jour des documents qualité s’effectue en tenant compte des retours clients. Les éventuelles remarques communiquées par ces derniers après utilisation du produit doivent, en effet, être prises en compte. Elles peuvent donner lieu à des changements plus ou moins importants dans les procédures en vue d’améliorer la qualité du produit et donc la satisfaction client.

Ensuite, les audits permettent, eux aussi, de mettre les documents qualité à jour grâce aux observations relevées durant ces opérations, qu’elles soient internes ou externes. Effectuer l’audit permet d’identifier les conformités et étudier en profondeur la raison de la présence d’une non-conformité. L’auditeur apporte ainsi une assurance-qualité de ses documents afin de répondre au mieux aux normes ISO (certification ISO) et assurer la satisfaction des clients.

Il en va de même pour les différentes actions correctives et préventives effectuées. Ces actions sont à intégrer aux documents existants pour que les référentiels soient véritablement dans leur dernières versions et exploitables par les intervenants. Cela empêche le risque de faire des erreurs. D’ailleurs, lorsque l’on apporte une correction suite à un événement donné, le fait de rédiger la modification oblige à la réflexion et à la mise en place d’une structure écrite logique et compréhensible.

Consultez également notre article sur : La mise en place d’une démarche qualité dans l’industrie.

Les autres sources de la mise à jour des documents qualité

Enfin, les revues et révisions figurent aussi parmi les sources d’éléments à incorporer aux documents qualité lors des mises à jour. La revue de direction, par exemple, peut aboutir à un changement dans l’orientation de la politique d’entreprise (vers des considérations plus écologiques, par exemple). Cela engendre des modifications dans les procédures, d’où la nécessité d’une mise à jour.

La mise à jour correspond donc à un processus réactif, dynamique, qui est déclenché et déterminé par les différents événements touchant la vie de l’entreprise. Elle permet, entre autres, de disposer de documents qui collent à la réalité. Elle permet, aussi,  d’éviter les erreurs pouvant porter préjudice à la qualité ISO et la sécurité au travail.

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