La mise à jour des documents qualité

La documentation est l’un des piliers du Système de management de la qualité. La performance et l’efficacité de ce dernier en dépendent donc, d’où la nécessité de sa mise à jour. Le manuel qualité et les autres documents fondamentaux du système qualité doivent constamment être réactualisés de manière à être un support fiable, au fait des évolutions et à même d’éviter les erreurs pouvant affecter la qualité.

L’importance de la mise à jour de la documentation qualité

La mise à jour de la documentation qualité est capitale à plus d’un égard. Elle constitue, tout d’abord, la garantie de ne pas perdre le savoir-faire et les connaissances créés et acquis par l’entreprise. Pour atteindre les buts fixés par l’entreprise, celle-ci mène une politique de knowledge management en assurant l’identification, l’analyse, l’organisation, la mémorisation et le partage des connaissances. La mise à jour systématique de la documentation permet donc de capitaliser ce savoir-faire et de le transmettre aux collaborateurs, qu’il s’agisse de nouveaux venus dans l’entreprise ou de personnels déjà existants et chargés d’en remplacer d’autres en cas d’indisponibilité (d’où une plus grande polyvalence). Nouvelles recrues et remplaçants internes peuvent ainsi se référer à des documents valables, les guidant efficacement dans l’accomplissement de leurs tâches et réduisant le risque d’erreur.

Par ailleurs, la mise à jour des documents qualité permet de faire en sorte que les actions d’amélioration aillent toujours dans le bon sens, que ces actions ne soient pas altérées par une quelconque faille et n’obligent pas à revenir en arrière.

Enfin, la mise à jour des documents qualité a nécessairement une répercussion positive sur les conditions de travail des salariés et l’image de l’entreprise. La démarche QHSE (Qualité, hygiène, sécurité, environnement)– qui veille à la sécurité et la santé du personnel, à sa formation en matière de prévention, au respect des normes et à la fiabilité des installations – fait l’objet d’une réactualisation permanente pour fournir des conditions de production optimales et améliorer la perception de l’entreprise par le client. Une politique HSEvise autant à diminuer les accidents et les problèmes de santé liés au travail qu’à affirmer l’engagement social de l’entreprise, notamment vis-à-vis des questions environnementales.

Les différentes sources de la mise à jour qualité

Les acteurs intervenant dans la mise à jour de la documentation qualité, dont le responsable qualité bien évidemment, s’appuient sur différentes sources pour assurer cette démarche.

Premièrement, la mise à jour des documents qualité s’effectue en tenant compte des retours clients. Les éventuelles remarques communiquées par ces derniers après utilisation du produit doivent, en effet, être prises en compte. Elles peuvent donner lieu à des changements plus ou moins importants dans les procédures en vue d’améliorer la qualité du produit et donc la satisfaction client.

Ensuite, les audits permettent, eux aussi, de mettre les documents qualité à jour grâce aux observations relevées durant ces opérations, qu’elles soient internes ou externes.

Il en va de même pour les différentes actions correctives et préventives effectuées ; ces actions sont à intégrer aux documents existants pour que les référentiels soient véritablement dans leur dernières versions et exploitables par les intervenants, sans risque de faire des erreurs. D’ailleurs, lorsque l’on apporte une correction suite à un événement donné, le fait de rédiger la modification oblige à la réflexion et à la mise en place d’une structure écrite logique et compréhensible.

Consultez également notre article sur : La mise en place d’une démarche qualité dans l’industrie.

Enfin, les revues et révisions figurent aussi parmi les sources d’éléments à incorporer aux documents qualité lors des mises à jour. La revue de direction, par exemple, peut aboutir à un changement dans l’orientation de la politique d’entreprise (vers des considérations plus écologiques, par exemple), ce qui engendre des modifications dans les procédures, d’où la nécessité d’une mise à jour.

La mise à jour correspond donc à un processus réactif, dynamique, qui est déclenché et déterminé par les différents événements touchant la vie de l’entreprise. Elle permet, entre autres, de disposer de documents qui collent à la réalité et d’éviter les erreurs pouvant porter préjudice à la qualité.

À propos de Picomto

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