Auch wenn, wie wir später sehen werden, das Ziel der papierlosen Industrie noch lange nicht erreicht ist, ist die Dematerialisierung auf dem besten Weg. Unternehmen werden sich der Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten, einschließlich der Verfahren, sowie der Risiken bewusst, die mit der Aufbewahrung von Papiermedien verbunden sind. Industrietechniker, die für ihre Arbeit effiziente und zuverlässige Werkzeuge benötigen, profitieren von diesem Übergang, der durch die Anforderungen der Industrie 4.0, einer digitalen und vernetzten Industrie, vorgegeben ist.
Digitalisierung von Dokumenten, um den Anforderungen des modernen Geschäftslebens gerecht zu werden.
Während der technologische Fortschritt die Industriewelt dramatisch trifft und der Wettbewerb immer härter wird, können es sich die Unternehmen nicht leisten, bei diesen Entwicklungen am Rande zu stehen. Die Anforderungen an die Leistung und den Fortschritt betreffen insbesondere die Entwicklung und Verwaltung der Dokumentation, insbesondere der Verfahren.
In Kapitel 445 verlangt die ISO 14001 die Einrichtung eines Systems zur Kontrolle der Dokumentation. Dazu gehören die Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation, die Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Versionen von Dokumenten, die Sicherstellung ihrer Lesbarkeit und Identifizierung sowie die Verhinderung der unbeabsichtigten Verwendung veralteter Dokumente. Das alles sind Punkte, die durch digitale Werkzeuge erleichtert werden.
Das papierlose Arbeitsumfeld: Wo stehen wir heute?
Obwohl sich die Unternehmen der Vorteile von Dematerialisierungsverfahren und anderen Dokumenten bewusst sind, haben sie immer noch Schwierigkeiten, das Ziel papierloser Prozesse zu erreichen. Laut einer im Jahr 2015 veröffentlichten Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) geben nur 31% der Unternehmensführer an, dass ihre Büros immer noch voller Papierdokumente sind (Quelle: infoDSI.com). Laut AIIM arbeiten nur 17% der
Mitarbeiter in einem papierlosen Umfeld. Warum ist die Umstellung auf papierlos so schwierig?
Mehr als die Hälfte der Unternehmensführer (56%) antworten, dass sie wichtige Dokumente in Papierform benötigen: Verträge, unterschriebene Bestellungen usw. Andere erwähnten die Zurückhaltung einiger Mitarbeiter, auf schriftliche Dokumente zu verzichten und auf die digitale Technologie umzusteigen.
Eine weniger genaue Darstellung der realen Arbeitsumgebung
Die mit der Aufbewahrung der Papierdokumentation verbundenen Risiken sind nicht gering. Unter diesen Dokumenten würden die Verfahren von einer Digitalisierung sehr profitieren. Um einen neuen Mitarbeiter zu schulen oder einen Techniker an verschiedenen Arbeitsplätzen oder Tools einzuführen, ist es viel effizienter, beispielsweise ein Videomedium als ein Papierdokument zu verwenden. Im Allgemeinen fördern visuelle Verfahren (Bilder, Videos) das Verständnis und die Ausführung. Papierverfahren können die reale Arbeitsumgebung (Umgebung, Bewegung…) nicht so genau abbilden wie andere Medien.
Die Kosten für Papierdokumente
Die Kosten für die Verwaltung, Handhabung und Lagerung von Papierdokumenten sind ebenfalls einer ihrer Nachteile. Traditionelle Dokumentationen können große Mengen darstellen, die viel Platz für ihre Speicherung und nicht weniger erhebliche Ressourcen für ihre Archivierung, Archivierung und Nutzung benötigen. 2 oder 3 CDs sind ausreichend, um ein Informationsvolumen zu enthalten, das etwa zwanzigtausend Seiten pro m2 entspricht. Das bedeutet die erreichbare Platzersparnis.
Papierdokumente sind auch ein Hindernis für die Produktivität, da geschätzt wird, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 50% seiner Zeit damit verbringt, in allen Dokumenten nach Informationen zu suchen und diese dann zu 15% zu lesen. Durch die Computerisierung werden diese Dokumente leichter und schneller zugänglich, wodurch die Zeit, die für ihre Forschung verschwendet wird, reduziert wird und mehr Zeit für die eigentlichen Vorgänge, die tatsächlich produzieren, aufgewendet wird.
Weniger Rückverfolgbarkeit und Sicherheit
Für Industrietechniker reduziert die digitale Dokumentation das Risiko der Informationsvernichtung oder des Verlustes. Die Möglichkeit, von verschiedenen vernetzten Terminals aus darauf zuzugreifen und über verschiedene Medien (USB-Sticks, externe Festplatten, Server, Cloud….) zu transportieren, erleichtert ebenfalls die tägliche Arbeit erheblich.
Darüber hinaus weisen Papierdokumente ein echtes Defizit in Bezug auf Rückverfolgbarkeit und Überwachung auf. Es ist viel komplizierter, die Geschichte der Informationen, ihren Fortschritt und die an ihnen vorgenommenen Änderungen zu kennen, als wenn sie dematerialisiert und in ein digitales Format umgewandelt werden. Dies gilt auch für das Risiko, dass veraltete Dokumentationen entstehen.
Über Picomto
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Picomto ist aus dieser Beobachtung entstanden und bietet die Lösung, um das Know-how der Branche zu erfassen und zu verbreiten.
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