Même si, comme nous le verrons un peu plus loin, l’objectif du paperless (zéro papier) dans l’industrie est encore loin d’être atteint, la dématérialisation est bel et bien en marche. Les entreprises prennent conscience des avantages de la numérisation des documents, notamment des procédures, ainsi que des risques liés à la conservation des supports papiers. Les techniciens industriels, qui ont besoin d’outils efficaces et fiables pour faire leur travail, bénéficient de cette transition imposée par les impératifs de l’industrie 4.0, une industrie numérisée et connectée.
Numériser les documents pour répondre aux impératifs de l’entreprise moderne
Alors que les avancées technologiques touchent l’univers de l’industrie de manière spectaculaire et que la concurrence est de plus en plus rude, les entreprises ne peuvent pas se permettre de rester à la marge de ces évolutions. Les exigences de performance et d’adaptation au progrès concernent notamment l’élaboration et la gestion de la documentation, et plus particulièrement les procédures.
Dans son chapitre 445, la norme ISO 14001 exige l’établissement d’un dispositif permettant la maîtrise de la documentation. Il s’agira alors, entre autres, de passer en revue et de mettre à jour la documentation, de s’assurer de la disponibilité de versions pertinentes des documents, de garantir leur lisibilité et leur identification et de prévenir l’usage involontaire d’une documentation obsolète. Soit autant de points qui sont facilités par les outils numériques.
L’environnement de travail zéro papier : où en est-on aujourd’hui ?
Bien que conscientes des avantages de la dématérialisation des procédures et des autres documents, les entreprises peinent encore à atteindre l’objectif du paperless de nos jours. Selon une étude de l’AIIM (Association for Information and Image Management) publiée en 2015, seuls 31 % des dirigeants d’entreprises admettent que leurs bureaux sont toujours remplis de documents papier (source : infoDSI.com). Toujours d’après l’AIIM, il n’y a que 17 % d’employés qui travaillent dans un environnement de type zéro papier.
Pourquoi le basculement vers le paperless est-il si laborieux ?
Plus de la moitié des responsables d’entreprises (56 %) répondent que c’est parce qu’elles ont encore besoin de documents importants sous forme papier : contrats, bons de commandes signés, etc. D’autres évoquent la réticence exprimée une partie des collaborateurs à se passer des documents écrits et à passer au tout numérique.
Une représentation moins fidèle de l’environnement réel de travail
Ce ne sont pas les risques liés à la conservation d’une documentation papier qui manquent. Parmi ces documents, les procédures gagneraient largement à être numérisées. En effet, pour former un nouveau collaborateur ou initier un technicien à des postes ou outils de travail différents, il est bien plus efficace d’employer, par exemple, un support vidéo qu’un document papier. De manière générale, les procédures visuelles (images, vidéos) favorisent la compréhension et l’exécution. Les procédures papier ne peuvent montrer l’environnement réel du travail (milieu, mouvement…) de manière aussi fidèle que les autres médias.
Le coût des documents papier
Le coût lié à la gestion, à la manipulation et au stockage des documents papier fait aussi partie de leurs inconvénients. La documentation traditionnelle peut représenter d’importants volumes, nécessitant des espaces conséquents pour leur entreposage et des ressources non moins considérables pour leur classement, archivage et utilisation. 2 ou 3 CD suffisent à contenir un volume d’informations équivalent à une vingtaine de milliers de pages par m2. C’est dire le gain de place que cela permet de réaliser.
Les documents papier constituent, par ailleurs, un frein à la productivité, puisque l’on estime qu’un collaborateur consacre, en moyenne, 50 % de son temps à chercher une information parmi tous les documents, puis 15 % à la lire. En étant informatisés, ces documents deviennent plus facilement et rapidement consultables, ce qui réduit le temps gaspillé pour leur recherche et en alloue davantage aux opérations effectives, celles qui permettent réellement de produire.
Une traçabilité et une sécurité moins bonnes
Pour les techniciens industriels, disposer d’une documentation numérisée atténue le risque de destruction ou de perte d’informations. La possibilité d’y avoir accès à partir de différents terminaux mis en réseau et de les transporter grâce à divers supports (clés USB, disques durs externes, serveurs, Cloud…) leur facilite également grandement la tâche au quotidien.
Consultez également notre article sur la digitalisation de la documentation industrielle.
De plus, les documents papier accusent un véritable déficit au niveau de la traçabilité et de suivi. Il est, en effet, beaucoup plus compliqué de connaître l’historique des informations, leur cheminement et les modifications qui leur ont été apportées que si elles sont dématérialisées, converties au format numérique. Ceci renvoie, là aussi, au risque de se retrouver avec une documentation obsolète.
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