Les 7 étapes pour réussir son Gemba Walk

Tout d’abord, il faut savoir qu’un gemba walk veut dire tout simplement « un tour d’usine ». En effet, ce terme japonais évoque le terrain où le travail se déroule et où la valeur ajoutée est réellement créée. De ce fait, le responsable se rend sur le terrain pour observer de ses propres yeux la situation réelle.

Il se présente comme étant un aspect essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise, et ce, en permettant de s’assurer que tout se déroule convenablement. En effet, au lieu de rester coincé derrière son bureau en se basant seulement sur des informations rapportées ou encore de simples hypothèses, le (lean) manager se déplace sur la zone concernée afin de récolter des informations directement sans intermédiaires.

Nous pouvons dire que le Gemba Walk fait partie d’un plan d’amélioration de toute industrie. Il permet aux dirigeants d’entreprise d’avoir une vision réelle sur leurs processus et procédures d’entreprise tout en établissant un lien avec leurs travailleurs.

Pour réussir votre Gemba Walk, voici 7 étapes à suivre :

1. Préparez votre parcours

Le point essentiel de la marche Gemba est que le dirigeant et les superviseurs de tous les niveaux doivent régulièrement se rendre à l’atelier et s’impliquer dans la démarche de l’amélioration continue. Pour cela, il faut commencer par identifier exactement les éléments à observer et à analyser.

Il faut par exemple cibler un secteur spécifique du site. Le but : rester concentré et éliminer les distractions. S’appuyer sur les données disponibles et les indicateurs de performance pour identifier les endroits où des améliorations pourraient être apportées.

De ce fait, vous devez, avant tout, choisir un thème. Cela va vous permettre de focaliser vos efforts et d’être plus efficace. Ainsi de partir en connaissance, vous devez rassembler toutes les informations sur le secteur afin de disposer d’une bonne base de connaissances.

2. L’effectuer avec d’autres superviseurs

Il faut savoir que le Gemba walk ne doit pas se résumer uniquement à la simple présence du responsable. Certes, il peut être important pour les employés de savoir que le responsable se déplace et prend le temps de s’intéresser à la production de plus près. Aussi, il est essentiel d’inviter d’autres personnes de l’entreprise pour varier les points de vue. Cela va permettre d’éclairer des domaines qui peuvent potentiellement passer inaperçus.

De ce fait, il est important d’être ouvert d’esprit et d’accepter les commentaires et les remarques des équipes. Impliquer les équipes dans votre Gemba Walk vous permet d’avoir le véritable portrait de la situation. En effet, les employés sont sur le terrain, ils sont, ainsi, les mieux placés pour connaitre les problèmes et proposer des solutions pour les résoudre.

 3. Posez des questions

Le but de la Gemba Walk est de communiquer avec les opérateurs sur le terrain, là où se crée la véritable valeur. Discuter avec ceux qui en sont au plus près permet de découvrir les défis et opportunités. Il est recommandé de préparer ses questions à l’avance.

En effet, une fois présent sur le terrain, il est important de poser des questions simples qui permettent d’ouvrir la discussion, d’identifier la problématique et d’encourager les employés à donner des réflexions constructives ciblées.

4. Observation, mais pas contrôle

De plus, une Gemba Walk ne doit pas surprendre les employés. Il ne s’agit pas d’un simple audit qui impose de surveiller l’activité de l’usine. Comme nous l’avons vu précédemment, le responsable a pour but de rassembler ses équipes pour un moment d’échange et trouver un ensemble des moyens de résolutions de problèmes. De ce fait, il est recommandé d’informer et d’impliquer les opérateurs afin qu’ils puissent se préparer à toute question que vous ou votre équipe pourriez avoir.

Si les opérateurs comprennent qu’il s’agit strictement d’un examen des processus, ils seront plus enclins à parler des inefficacités des processus et des moyens de les améliorer. En effet, ils doivent se sentir à l’aise, en confiance pour être prêt à apporter du changement.

Le manager doit mettre en place tous les moyens pour permettre la communication ascendante, descendante et transversale.

5. Processus d’écoute et pas d’implémentation

Le Gemba Walk ne s’arrête pas au moment de rejoindre son bureau, une fois la tournée achevée. En effet, il est essentiel d’effectuer une analyse des observations les plus importantes afin d’en tirer des conclusions utiles. Toutefois, il s’agit seulement d’observer et pas encore de mettre en œuvre un changement de processus.

Pour documenter les processus, nous vous recommandons d’utiliser Picomto. Cet outil va vous aider à fixer les étapes et les objectifs. Il vous permettra également d’utiliser des formulaires pour chaque étape d’observation des zones observées avec la possibilité d’ajouter des notes. De plus, vous aurez la possibilité de prendre et d’inclure des photos et vidéos.

6. Planifiez vos Gemba Walk régulièrement et à des moments différents

Il faut savoir qu’une marche Gemba n’est pas une opération ponctuelle. Il s’agit d’une philosophie de gestion Lean qui doit être réalisée régulièrement. La fréquence des Gemba Walk dépend principalement du nombre de processus en cours dans l’entreprise.

7. Retour et contact avec les employés

Une fois que le Gemba Walk a été effectué et que de nouvelles initiatives ont été planifiées, vous devez communiquer avec vos opérateurs et partager tout ce que vous avez appris ou constaté avec l’équipe. En effet, cela permet de communiquer les résultats et les observations, ce qui aura un impact direct sur leurs procédures. Dans le cas contraire, les employés vont avoir simplement le sentiment d’être surveillés.

De ce fait, si vous allez prendre des mesures après la marche, vous devez informer l’équipe des changements à venir et pourquoi ils sont nécessaires.

Grâce à Picomto, vous pouvez également collecter des feedbacks opérateur grâce au système de commentaire ou checklists dédiées.

A propos de Picomto

Picomto est un logiciel qui aide les chefs d’entreprises ou les managers dans leur Gemba Walk. En effet, cette solution digitale est en mesure de numériser les processus, de planifier les prochains tours d’usines ainsi que de communiquer aux opérateurs des checklists pour recevoir les feedbacks.

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