Les 7 étapes pour réussir son Gemba Walk

Tout d’abord, il faut savoir qu’un gemba walk veut dire tout simplement « un tour d’usine ». En effet, ce terme japonais évoque le terrain où le travail se déroule et où la valeur ajoutée est réellement créée. De ce fait, le responsable se rend sur le terrain pour observer de ses propres yeux la situation réelle.

Il se présente comme étant un aspect essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise, et ce, en permettant de s’assurer que tout se déroule convenablement. En effet, au lieu de rester coincé derrière son bureau en se basant seulement sur des informations rapportées ou encore de simples hypothèses, le (lean) manager se déplace sur la zone concernée afin de récolter des informations directement sans intermédiaires.

Nous pouvons dire que le Gemba Walk fait partie d’un plan d’amélioration de toute industrie. Il permet aux dirigeants d’entreprise d’avoir une vision réelle sur leurs processus et procédures d’entreprise tout en établissant un lien avec leurs travailleurs.

1. Qu’est-ce que le Gemba Walk ?

1.1. Définition du Gemba Walk 

Le Gemba walk est une méthode essentielle pour les dirigeants. Elle consiste à visiter le lieu de travail. Cela permet d’observer les processus en cours.  

En étant sur le terrain, le manager écoute les employés. Cette approche aide à identifier les problèmes.  

De plus, elle ouvre la voie à des améliorations. Le terme « Gemba » signifie « le lieu réel » en japonais. Ainsi, cette pratique favorise une compréhension directe de la réalité. Les dirigeants peuvent ainsi prendre des décisions éclairées.  

En somme, le Gemba walk enrichit la culture d’entreprise et stimule l’engagement des employés. 

1.2. Histoire et origine du Gemba Walk 

Le Gemba walk est issu du système de production Toyota. Ce système, le TPS, a introduit le Lean management. Il repose sur deux principes clés : le juste-à-temps et l’autonomation.  

Le juste-à-temps vise à réduire les gaspillages. Il produit ce qui est nécessaire, au bon moment. L’autonomation permet d’arrêter le processus en cas de défaut. Cela aide les employés à résoudre les problèmes rapidement. Pour appliquer ces principes, Toyota a créé une culture d’amélioration continue.  

Cette culture repose sur l’observation directe et l’implication des employés. Ainsi, le Gemba walk est devenu crucial dans le Lean management. De nombreuses entreprises l’ont adopté pour optimiser leurs processus. 

1.3. Le concept dans le Lean management 

Le Lean management se concentre sur la maximisation de la valeur pour le client. Son objectif est de minimiser les gaspillages. Il repose sur cinq principes fondamentaux.  

D’abord, il définit la valeur du point de vue du client. Ensuite, il identifie le flux de valeur pour chaque produit. Il élimine aussi les activités sans valeur ajoutée. Par ailleurs, il instaure un flux continu, tiré par la demande. Enfin, il recherche l’excellence opérationnelle par l’amélioration continue. 

Le Gemba walk est un outil clé pour appliquer ces principes. Il encourage le manager à se rendre sur le terrain. Cela permet d’observer les processus tels qu’ils sont. 

De plus, il favorise l’écoute des employés proches du travail. Cela aide à identifier les sources de gaspillage et de variation. Ainsi, le Gemba walk facilite la mise en œuvre du cycle PDCA, essentiel au Lean management. 

2. Quelle est l’importance du Gemba Walk ? 

2.1. Les objectifs du Gemba Walk 

Le Gemba Walk a plusieurs objectifs interconnectés.  

• Le premier est de comprendre la réalité du travail. Cela se fait sur la base de faits, pas d’opinions.  

• Le deuxième objectif consiste à identifier les problèmes et dysfonctionnements. Il s’agit aussi de repérer les non-conformités et les opportunités d’amélioration.  

• Le troisième objectif est de proposer des solutions. Cela implique les employés dans la recherche de causes et de mesures correctives. 

• Le quatrième objectif vise à mettre en œuvre des actions correctives. Il est essentiel de suivre leur efficacité et leur pérennité.  

• Enfin, le cinquième objectif renforce la communication. Cela favorise la confiance et la collaboration entre le management et les employés. 

2.2. Les avantages de l’application du Gemba Walk 

L’application du Gemba walk offre de nombreux avantages. Pour l’entreprise, elle améliore la performance des processus. Cela se traduit par une meilleure qualité des produits. La satisfaction des clients et la rentabilité augmentent également. 

Pour le management, le Gemba walk développe une vision globale de l’organisation. Cela permet de prendre des décisions éclairées et pertinentes. De plus, il renforce le leadership des managers. 

Pour les employés, cette pratique valorise leur travail. Elle stimule leur créativité et leur autonomie. Enfin, elle accroît leur motivation et leur engagement. 

2.3. Le rôle dans l’amélioration continue 

Le Gemba walk joue un rôle clé dans l’amélioration continue. C’est un élément central du Lean management. Il facilite un processus d’amélioration basé sur le cycle PDCA. 

Ce cycle se déroule en quatre étapes. D’abord, la phase « Plan » consiste à définir les objectifs. Il faut choisir le processus à observer et préparer les participants. Ensuite, la phase « Do » implique de réaliser le Gemba walk. Cela comprend l’observation des processus et l’écoute des employés. 

La phase « Check » suit, où les données sont analysées. Il s’agit d’identifier les écarts par rapport aux standards. On recherche ensuite les causes racines des problèmes. Enfin, la phase « Act » propose des solutions d’amélioration. Les actions correctives sont mises en œuvre et leur efficacité vérifiée. 

Ce cycle doit être répété régulièrement pour garantir performance et innovation. 

3. Comment bien se préparer pour le Gemba Walk ? 

3.1. Qui devrait participer au Gemba Walk ?  

Le Gemba walk peut être réalisé par divers niveaux de management, en fonction des objectifs.  

Le dirigeant ou le directeur général l’utilise pour obtenir une vision globale de l’entreprise. Cela permet de vérifier l’alignement entre stratégie et exécution. Cela renforce également sa crédibilité auprès des employés.  

Le directeur opérationnel ou le responsable qualité effectue un Gemba walk pour évaluer la performance des processus clés. Il identifie les sources de gaspillage et de non-qualité. Ensuite, il propose des améliorations. 

Le chef de projet ou le responsable d’équipe fait un Gemba walk pour suivre l’avancement des projets. Cela l’aide à résoudre les problèmes rencontrés par les collaborateurs et à favoriser la collaboration.  

Enfin, le Gemba walk peut impliquer d’autres parties prenantes, comme des clients ou des fournisseurs. L’objectif est d’obtenir une vision à 360° du processus observé.

3.2. Préparer les participants pour le Gemba walk 

Avant de réaliser un Gemba walk, il est essentiel de préparer les participants, qu’ils soient observateurs ou observés. Ce n’est pas une simple visite de courtoisie, ni une inspection ou un contrôle. Il s’agit d’une démarche constructive et collaborative visant à améliorer les processus et à renforcer la confiance. Pour cela, il faut respecter quelques règles de base : 

• Expliquer le but et les objectifs aux employés qui vont être observés. Rassurez-les en précisant qu’il ne s’agit pas d’une évaluation de leur performance individuelle, mais d’une opportunité d’amélioration collective. 

• Inviter les employés à partager leur point de vue, leurs difficultés, leurs suggestions, et leurs bonnes pratiques lors du Gemba walk. Écoutez-les avec attention et respect. 

• Adopter une attitude humble et curieuse, sans jugement ni critique. Mettez-vous à la place des employés pour mieux comprendre leur travail. 

• Poser des questions ouvertes et pertinentes, en utilisant la méthode des 5 pourquoi pour remonter aux causes racines des problèmes. 

• Ne pas imposer des solutions toutes faites, mais co-construire des propositions d’amélioration avec les employés, en tenant compte de leur faisabilité et de leur acceptabilité. 

• Remercier les employés pour leur participation et leur coopération, et faites-leur un retour sur les observations et les actions envisagées. 

3.3. Fixation des objectifs du Gemba Walk 

Pour qu’un Gemba walk soit efficace, il doit être ciblé et structuré. Il ne s’agit pas de se promener au hasard dans l’entreprise, mais de se concentrer sur un processus ou une activité précise, présentant un enjeu stratégique ou opérationnel.  

Il est donc crucial de définir clairement les objectifs du Gemba walk, en fonction du contexte et des besoins. Par exemple : 

• Améliorer la qualité d’un produit ou d’un service, en réduisant le nombre de défauts ou de réclamations. 

• Optimiser la productivité d’un processus, en éliminant les gaspillages ou les activités à faible valeur ajoutée. 

• Réduire les coûts d’un processus, en diminuant la consommation de matières premières ou d’énergie. 

• Accroître la satisfaction des clients, en augmentant la valeur perçue ou la fidélisation. 

• Renforcer la sécurité des employés, en prévenant les accidents ou les risques professionnels. 

Pour fixer les objectifs du Gemba walk, il est également nécessaire de déterminer les indicateurs de performance permettant de mesurer son efficacité. Ces indicateurs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) et alignés sur la stratégie de l’entreprise. Par exemple : 

• Réduire le taux de non-conformité de 10% en 6 mois.  

• Augmenter le taux de rendement synthétique de 15% en 3 mois. 

4. Les 7 étapes pour réussir son Gemba Walk 

4.1. Préparez votre parcours 

Pour réussir votre Gemba Walk, voici 7 étapes à suivre :

Le point essentiel de la marche Gemba est que le dirigeant et les superviseurs de tous les niveaux doivent régulièrement se rendre à l’atelier et s’impliquer dans la démarche de l’amélioration continue. Pour cela, il faut commencer par identifier exactement les éléments à observer et à analyser.

Il faut par exemple cibler un secteur spécifique du site. Le but : rester concentré et éliminer les distractions. S’appuyer sur les données disponibles et les indicateurs de performance pour identifier les endroits où des améliorations pourraient être apportées.

De ce fait, vous devez, avant tout, choisir un thème. Cela va vous permettre de focaliser vos efforts et d’être plus efficace. Ainsi de partir en connaissance, vous devez rassembler toutes les informations sur le secteur afin de disposer d’une bonne base de connaissances.

4.2. L’effectuer avec d’autres superviseurs

Il faut savoir que le Gemba walk ne doit pas se résumer uniquement à la simple présence du responsable. Certes, il peut être important pour les employés de savoir que le responsable se déplace et prend le temps de s’intéresser à la production de plus près. Aussi, il est essentiel d’inviter d’autres personnes de l’entreprise pour varier les points de vue. Cela va permettre d’éclairer des domaines qui peuvent potentiellement passer inaperçus.

De ce fait, il est important d’être ouvert d’esprit et d’accepter les commentaires et les remarques des équipes. Impliquer les équipes dans votre Gemba Walk vous permet d’avoir le véritable portrait de la situation. En effet, les employés sont sur le terrain, ils sont, ainsi, les mieux placés pour connaitre les problèmes et proposer des solutions pour les résoudre.

4.3. Posez des questions

Le but de la Gemba Walk est de communiquer avec les opérateurs sur le terrain, là où se crée la véritable valeur. Discuter avec ceux qui en sont au plus près permet de découvrir les défis et opportunités. Il est recommandé de préparer ses questions à l’avance.

En effet, une fois présent sur le terrain, il est important de poser des questions simples qui permettent d’ouvrir la discussion, d’identifier la problématique et d’encourager les employés à donner des réflexions constructives ciblées.

4.4. Observation, mais pas contrôle

De plus, une Gemba Walk ne doit pas surprendre les employés. Il ne s’agit pas d’un simple audit qui impose de surveiller l’activité de l’usine. Comme nous l’avons vu précédemment, le responsable a pour but de rassembler ses équipes pour un moment d’échange et trouver un ensemble des moyens de résolutions de problèmes. De ce fait, il est recommandé d’informer et d’impliquer les opérateurs afin qu’ils puissent se préparer à toute question que vous ou votre équipe pourriez avoir.

Si les opérateurs comprennent qu’il s’agit strictement d’un examen des processus, ils seront plus enclins à parler des inefficacités des processus et des moyens de les améliorer. En effet, ils doivent se sentir à l’aise, en confiance pour être prêt à apporter du changement.

Le manager doit mettre en place tous les moyens pour permettre la communication ascendante, descendante et transversale.

4.5. Processus d’écoute et pas d’implémentation

Le Gemba Walk ne s’arrête pas au moment de rejoindre son bureau, une fois la tournée achevée. En effet, il est essentiel d’effectuer une analyse des observations les plus importantes afin d’en tirer des conclusions utiles. Toutefois, il s’agit seulement d’observer et pas encore de mettre en œuvre un changement de processus.

Pour documenter les processus, nous vous recommandons d’utiliser Picomto. Cet outil va vous aider à fixer les étapes et les objectifs. Il vous permettra également d’utiliser des formulaires pour chaque étape d’observation des zones observées avec la possibilité d’ajouter des notes. De plus, vous aurez la possibilité de prendre et d’inclure des photos et vidéos.

4.6. Planifiez vos Gemba Walk régulièrement et à des moments différents

Il faut savoir qu’une marche Gemba n’est pas une opération ponctuelle. Il s’agit d’une philosophie de gestion Lean qui doit être réalisée régulièrement. La fréquence des Gemba Walk dépend principalement du nombre de processus en cours dans l’entreprise.

4.7. Retour et contact avec les employés

Une fois que le Gemba Walk a été effectué et que de nouvelles initiatives ont été planifiées, vous devez communiquer avec vos opérateurs et partager tout ce que vous avez appris ou constaté avec l’équipe. En effet, cela permet de communiquer les résultats et les observations, ce qui aura un impact direct sur leurs procédures. Dans le cas contraire, les employés vont avoir simplement le sentiment d’être surveillés.

De ce fait, si vous allez prendre des mesures après la marche, vous devez informer l’équipe des changements à venir et pourquoi ils sont nécessaires.

Grâce à Picomto, vous pouvez également collecter des feedbacks opérateur grâce au système de commentaire ou checklists dédiées.

5. Quels sont les erreurs courantes pendant le Gemba Walk et comment les éviter ? 

5.1. Erreurs commises pendant la phase de préparation 

La phase de préparation d’un Gemba walk est fondamentale pour assurer son bon déroulement et sa réussite. Il est donc crucial d’éviter certaines erreurs qui pourraient nuire à son efficacité. Voici quelques erreurs fréquentes à éviter durant cette étape : 

• Ne pas établir des objectifs clairs : L’absence d’objectifs précis peut entraîner un manque de concentration, une dispersion des efforts et une perte de temps. Il est donc essentiel de formuler des objectifs SMART, en accord avec la stratégie de l’entreprise, et de les partager avec tous les participants. 

• Choisir un processus inapproprié à observer : Opter pour un processus sans pertinence peut réduire la valeur ajoutée et frustrer les employés. Il est donc important de sélectionner un processus qui représente un enjeu stratégique ou opérationnel pour l’entreprise et qui a un potentiel d’amélioration. 

• Ne pas préparer les employés pour le Gemba walk : Cela peut créer un climat de méfiance, engendrer une résistance au changement et diminuer la confiance. Il est essentiel de clarifier le but et les objectifs du Gemba walk aux employés concernés, en les rassurant sur le fait qu’il ne s’agit pas d’évaluer leur performance individuelle, mais de favoriser une amélioration collective. 

5.2. Erreurs commises pendant l’implémentation du Gemba walk 

La préparation d’un Gemba walk est cruciale pour assurer son succès et son bon déroulement. Il est donc important d’éviter certaines erreurs qui pourraient nuire à son efficacité. Voici quelques erreurs fréquentes à éviter durant cette phase, ainsi que des conseils pour les prévenir : 

• Établir des objectifs peu clairs : Ne pas définir des objectifs précis peut entraîner une perte de concentration, une dispersion des efforts et une mauvaise utilisation du temps. Il est donc essentiel de formuler des objectifs SMART, en lien avec la stratégie de l’entreprise, et de les communiquer clairement à tous les participants. 

• Choisir un processus inapproprié : Sélectionner un processus qui n’est pas pertinent peut réduire la valeur ajoutée de l’observation et frustrer les employés. Il est donc primordial de choisir un processus qui représente un enjeu stratégique ou opérationnel pour l’entreprise et qui a un potentiel d’amélioration. 

• Ne pas préparer les employés : Cela peut créer un climat de méfiance, engendrer une résistance au changement et nuire à la confiance. Il est important d’expliquer aux employés concernés le but et les objectifs du Gemba walk, en les rassurant sur le fait qu’il ne s’agit pas d’évaluer leur performance individuelle, mais de favoriser une amélioration collective. 

5.3. Erreurs commises pendant l’implémentation du Gemba walk 

L’implémentation du Gemba walk est une étape clé, car c’est à ce moment que se déroulent les observations, les échanges, les analyses et les actions.  

Pour garantir la qualité et la crédibilité du Gemba walk, il est important d’éviter certaines erreurs fréquentes. Voici quelques-unes de ces erreurs et des conseils pour les prévenir : 

• Ne pas respecter le travail des employés : Cela peut entraîner un manque de respect, une perte de confiance et des conflits. Il est donc essentiel d’adopter une attitude humble et curieuse, sans jugement ni critique, et de se mettre à la place des employés pour mieux comprendre leur travail. 

• Ne pas écouter activement les employés : Une écoute insuffisante peut provoquer un manque d’empathie, une perte d’information et des malentendus. Il est crucial de dialoguer avec les employés de manière attentive et respectueuse, en posant des questions ouvertes et en reformulant leurs réponses pour clarifier leurs propos. 

• Ne pas observer les processus de manière objective : Cela peut conduire à un manque de rigueur, à une mauvaise interprétation des données ou à des conclusions erronées. Il est donc important d’observer les processus de manière critique, en se basant sur des faits plutôt que sur des opinions ou des suppositions. 

• Ne pas proposer des solutions adaptées aux problèmes identifiés : Cela peut entraîner un manque de pertinence, une faible acceptabilité ou une mise en œuvre inefficace. Il est donc essentiel de co-construire des solutions avec les employés, en tenant compte de leur faisabilité et de leur impact potentiel.

5.4. Éviter une mauvaise interprétation des résultats du Gemba Walk 

La phase de suivi est essentielle pour renforcer les résultats du Gemba walk et atteindre l’excellence opérationnelle. Il est important d’éviter certaines erreurs qui pourraient compromettre son efficacité.  

Voici quelques erreurs fréquentes à éviter durant cette phase, ainsi que des conseils pour les prévenir : 

• Ne pas mesurer les indicateurs de performance : Cela peut entraîner un manque de contrôle, une perte de visibilité et une stagnation des progrès. Il est donc impératif de suivre les indicateurs de performance établis lors de la préparation et de les comparer aux valeurs initiales. 

• Ignorer le contexte et l’environnement : Ne pas tenir compte du contexte peut mener à une évaluation irréaliste des résultats, que ce soit une surévaluation ou une sous-évaluation. Il est crucial de considérer les facteurs contextuels et environnementaux qui peuvent influencer les performances du processus. 

• Ne pas communiquer les résultats du Gemba walk : L’absence de communication peut créer un manque de transparence, réduire l’implication des employés et engendrer un climat de méfiance. Il est essentiel de partager les résultats du Gemba walk avec les employés concernés et de les impliquer dans le suivi des actions d’amélioration. 

• Ne pas pérenniser les bonnes pratiques : Cela peut entraîner une absence de continuité, une régression des résultats et une perte des gains réalisés. Il est donc primordial de maintenir et de diffuser les bonnes pratiques identifiées lors du Gemba walk au sein de l’entreprise. 

6. Exemple pratique d’un Gemba Walk

Pour illustrer le déroulement d’un Gemba walk, prenons un exemple fictif d’une entreprise industrielle spécialisée dans la fabrication de pièces métalliques. Le responsable qualité souhaite améliorer la qualité des produits en réduisant les défauts détectés lors du contrôle final. Il décide donc de mener un Gemba walk axé sur le processus de fabrication. Voici comment il s’y prend : 

• L’observation 

Il se rend directement sur le site de production pour observer les différentes étapes du processus, notamment la découpe, le pliage, le soudage, la peinture et le contrôle final. Il prend note de paramètres clés tels que le temps de cycle, la cadence, la température et la pression.  

Au cours de son observation, il remarque des défauts visibles sur certaines pièces, comme des bavures, des rayures et des déformations. 

• L’écoute 

Il engage le dialogue avec les opérateurs chargés de la fabrication, en leur accordant une écoute attentive et respectueuse. Il leur demande de partager leurs difficultés, leurs suggestions et leurs meilleures pratiques. 

 Il découvre que certains opérateurs rencontrent des problèmes pour régler correctement les machines, que certains outils sont usés ou mal entretenus, et que l’ergonomie et l’éclairage des postes de travail laissent à désirer. 

• L’analyse 

Il synthétise les informations recueillies lors de ses observations et de ses échanges, puis les compare aux objectifs et aux standards de qualité établis. Il identifie les écarts entre la qualité attendue et la qualité réelle des pièces. 

 En utilisant la méthode des 5 pourquoi, il cherche à comprendre les causes profondes des défauts. Il constate que plusieurs facteurs contribuent à ces problèmes : un mauvais réglage des machines, un manque de maintenance des outils, une formation insuffisante des opérateurs, ainsi qu’une ergonomie et un éclairage inadéquats. 

• L’action 

Il élabore des solutions pour réduire ou éliminer les défauts, en impliquant les opérateurs dans le processus. Il définit un plan d’action qui inclut : 

• Des vérifications et ajustements réguliers des paramètres des machines. 

• Le remplacement ou la réparation des outils défectueux. 

• Une formation des opérateurs sur les bonnes pratiques. 

• Des améliorations de l’ergonomie et de l’éclairage des postes de travail. 

Il fixe des délais et désigne des responsables pour chaque action, tout en prévoyant un suivi régulier pour évaluer l’efficacité des mesures mises en œuvre. 

A propos de Picomto

Picomto est un logiciel qui aide les chefs d’entreprises ou les managers dans leur Gemba Walk. En effet, cette solution digitale est en mesure de numériser les processus, de planifier les prochains tours d’usines ainsi que de communiquer aux opérateurs des checklists pour recevoir les feedbacks.

Sur le même thème, découvrez comment améliorer la gestion du temps de vos processus dans l’atelier.

FAQ 

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ? 

Le Gemba Walk est une méthode de gestion où les superviseurs se rendent sur le terrain pour observer les processus, échanger avec les employés et repérer les opportunités d’amélioration.

Quel est l’objectif d’un Gemba Walk ? 

L’objectif principal d’un Gemba Walk est de mieux comprendre les processus de travail, d’identifier les inefficacités et de découvrir des axes d’amélioration en observant directement les opérations.

Qu’est-ce qu’une tournée de supervision active ? 

Les tournées de supervision active représentent une évolution des Gemba Walk. Elles intègrent des comportements de gestion, favorisent une communication ouverte, offrent un retour d’information en temps réel et encouragent la collaboration entre cadres et employés pour obtenir de meilleurs résultats.

En quoi les tournées de supervision active diffèrent des Gemba Walk ? 

Contrairement aux Gemba Walk traditionnels, qui se concentrent sur l’observation et l’identification des problèmes, les tournées de supervision active mettent l’accent sur la participation active, la collaboration et la résolution de problèmes en temps réel entre les cadres et les employés. Cette approche permet d’atteindre des améliorations plus efficaces et durables.