L’importance que la bonne personne accéde au bon document au bon moment

Dans l’industrie, les procédures et modes opératoires sont les supports concrets sur lesquels se basent toutes les actions. Ils permettent à la fois d’orienter les opérations, de guider les opérateurs dans leurs tâches respectifs et d’assurer une traçabilité des opérations.

Leur rôle est donc fondamental dans la bonne marche de l’organisation et dans sa capacité à renforcer ses performances.

C’est pour cette raison que l’accessibilité au bon document au bon moment est critique pour les industriels :

  • Garantir la bonne exécution des opérations
  • Assurer la sécurité des collaborateurs
  • Fluidifier la communication
  • S’équiper en adéquation avec un logiciel

Diffuser les bonnes pratiques et assurer la qualité

Les opérations élémentaires au sein d’un poste donné sont décrites dans les modes opératoires. Les procédures renseignent sur les méthodes de travail et les personnes ou services devant accomplir les différentes tâches. Les processus détaillent l’enchaînement des activités dans la chaîne de valeur de l’entreprise. Les consignes de sécurité, les notes internes ou encore les mises à jours concernant les normes et réglementations figurent aussi parmi les informations et les documents essentiels pour l’entreprise.

L’accessibilité de l’information constitue donc un enjeu crucial pour toutes les fonctions de l’organisation, tout comme la diffusion de ladite information et la manière avec laquelle elle est exploitée. Il semble inimaginable que l’on puisse faire son travail correctement sans disposer d’un référentiel, comme les instructions de travail pour les opérateurs et les manuels de maintenance pour les techniciens et experts chargés de cette mission. Il paraît encore plus improbable d’assurer la transmission des savoirs et des connaissances au sein de l’entreprise sans se doter d’un système de communication fiable et adapté.

La diffusion adéquate des informations, leur mise à jour, leur acheminement vers les acteurs de l’entreprise qui ont effectivement besoin et au moment où ils sont amenés à les utiliser, ce sont autant de facteurs qui minimisent les risques d’erreurs, de non-conformités, d’interprétations erronées et de pénalisations de la qualité.

Préserver la sécurité du personnel et des biens

La qualité de circulation des informations est également essentielle quant à la sécurité des équipes évoluant à tous les niveaux de l’entreprise. Des bureaux des postes décisionnels jusque dans les usines et les chantiers, il existe des instructions de sécurité qu’il est impératif de respecter et d’appliquer au quotidien pour se protéger soi-même et protéger les autres.

Les risques d’incidents plus ou moins graves (incendie, fuite, défaillance quelconque…) sont présents dans toute structure et menacent autant les personnes que les biens.

En s’assurant que chacun des collaborateurs sait ce qu’il a à faire pour réduire ces risques (en respectant les interdictions d’accès, en portant les équipements de sécurité adéquats, etc.), l’entreprise se met à l’abri des imprévus et de leurs incidences.

Maintenir un environnement de travail incitatif en fluidifiant la communication

La bonne communication entre les collaborateurs et les services a aussi son importance quant à l’instauration d’un climat de travail sain et incitatif.

Il n’y a rien de plus pénalisant que d’évoluer dans un environnement où les échanges de données sont rares et mal organisés. À l’inverse, l’accessibilité de l’information et sa circulation contribuent à améliorer la qualité, à consolider les performances à et renforcer l’implication des équipes dans le projet.

S’équipper d’un logiciel dédiée

Picomto est un logiciel d’instructions de travail digitales qui permet de reconnecter les opérateurs avec la documentation : Accèder à la bonne documentation à tout moment à tout endroit.

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