Dans toute organisation, des acteurs s’en vont et d’autres arrivent. Les premiers possèdent des compétences et des connaissances extrêmement précieuses pour l’activité de l’entreprise, qui s’emploie donc à préserver ce capital en assurant la transmission aux nouveaux arrivants.
Compétences et savoir-faire : un patrimoine à entretenir
A mesure que le temps passe et que l’activité d’une entreprise se développe, cette dernière se constitue un capital immatériel qu’elle est appelée non seulement à préserver, mais aussi à renforcer pour demeurer compétitive.
Ce patrimoine est composé du savoir-faire, des connaissances et des compétences que ses collaborateurs possèdent, acquièrent et mettent en application. Or, le turn-over, qui est le rythme de renouvellement des effectifs, est un phénomène inévitable. Les départs sont inéluctables, qu’il s’agisse de retraites ou de démissions, entre autres causes. Tout comme les arrivées sont indispensables, qu’il s’agisse de compenser lesdits départs ou de répondre à d’autres impératifs (hausse de la demande, développement de l’entreprise…).
L’enjeu pour tout acteur de l’industrie est de faire en sorte que, entre les départs de collaborateurs et les arrivées de nouveaux, le savoir-faire, les connaissances et les compétences soient transmis de manière optimale. Autrement dit, il s’agit d’une part, de limiter les pertes de ces acquis et, d’autre part, de les améliorer, d’accélérer la montée en compétences.
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L’importance de la documentation dans la préservation et l’optimisation des compétences
L’on a donc affaire à un défi majeur pour l’entreprise. Mais sur quoi peut-elle s’appuyer pour atteindre cet objectif ?
La documentation tient un rôle primordial dans cette démarche. La création, la mise à jour, la gestion et la transmission des supports permet d’assurer et de faciliter la transmission des connaissances vers les collaborateurs ayant besoin des informations qu’ils contiennent pour réaliser leurs missions respectives. Les processus, procédures et instructions de travail sont à formaliser par écrit, comme l’exigent les normes ISO.
Pour un nouvel arrivant au sein d’une organisation, pouvoir disposer de documents de référence, comme les guides pas à pas, élaborés en tirant profit de l’expérience et du savoir-faire accumulés, permet d’être rapidement productif et de se prémunir contre les erreurs.
L’utilité des documents vis-à-vis de la transmission des compétences est donc indéniable, mais ils ne sont pas suffisants.
Établir un terrain propice à la transmission du savoir-faire
Ils ne sont pas suffisants, d’une part car il existe des connaissances que l’on ne peut consigner et transmettre par écrit. Informelles, elles comprennent les astuces, codes sociaux et relationnels, entre autres.
D’autre part, surtout, car il est également nécessaire de mettre en place une organisation et des conditions favorables à une transmission optimale du savoir-faire et des connaissances. Cela passe par la définition précise des rôles de chacun (qui sera appelé à former les nouveaux ? Sont-ce exclusivement les anciens ou fera-t-on appel à d’autres formateurs ?) et la valorisation de qualités spécifiques, comme la pédagogie chez le formateur ou le collaborateur sur le départ. Au-delà de la qualité de l’information, la manière de la transmettre revêt, en effet, un caractère capital. Du côté de l’apprenant, ce sont des aptitudes telles que la coopération, l’écoute, la curiosité et l’esprit d’initiative qui sont à encourager.
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