Prendre en charge de nouvelles recrues dans une entreprise n’est pas chose simple. Il s’agit même d’un réel défi RH que l’on sous-estime souvent. Pourtant, les résultats d’une politique d’intégration efficace sont réels et tangibles. Les nouvelles recrues s’approprient plus facilement les valeurs de l’entreprise et deviennent rapidement opérationnels. Pour y parvenir, la prise en charge des nouvelles recrues devra s’articuler autour de deux axes forts : Le knowledge management et l’amélioration continue.
Le knowledge management comme support
Bien intégrer les nouvelles recrues commence bien avant leur arrivée dans l’entreprise. A vrai dire, cette intégration se prépare même avant leur recrutement. En effet, l’entreprise est une structure mouvante : des salariés arrivent, d’autres partent, d’autres encore changent de poste. Tous ces mouvements entraînent des « transferts » de connaissance. Transferts qui, s’ils sont mal maîtrisés, peuvent entraîner des pertes de savoir-faire dont l’entreprise peut pâtir. Pour éviter cela, chaque structure doit s’inscrire dans une démarche de knowledge management. Cette démarche va permettre de faciliter la transmission du savoir au sein de la société en :
- Déterminant le socle commun de connaissance que tout salarié doit avoir (historique, vision, mission, valeur etc.)
- Documentant process et processus (approche des flux)
- Définissant les modes opératoires (approche opérationnelle)
- Identifiant les possibles zones de rupture de transmission de savoir
Grâce à cette approche transversale, le knowledge management va permettre de réunir toutes les informations et supports nécessaires à la mise en place d’un plan d’intégration des nouvelles recrues.
Le plan d’intégration
Crucial pour la bonne intégration des nouveaux membres de l’entreprise, le plan d’intégration matérialise la mise en oeuvre concrète du knowledge management. La transmission du savoir est donc au coeur de ce plan. Grâce à lui, les nouvelles recrues vont en apprendre autant sur les méthodes de l’entreprise (savoir-faire) que sur sa philosophie (savoir-être).
C’est aussi à partir de ce plan d’intégration que les nouveaux employés vont se faire une première opinion de leur nouvelle structure. Car, paradoxalement, c’est à ce moment qu’une entreprise endiguera ou favorisera le turnover du personnel. En effet, un nouveau venu pris en charge de façon chaotique ou aléatoire, risque de ne pas développer un sentiment d’appartenance fort à sa nouvelle entreprise. Au contraire, un salarié accueilli grâce à un plan d’intégration solide, s’impliquera beaucoup plus dans son travail. Le plan d’intégration doit donc être efficace, clair et parfaitement séquencé. L’objectif étant de rendre les nouvelles recrues rapidement opérationnelles tout en leur permettant d’intégrer les valeurs fondamentales de la société. Un plan d’intégration efficace s’étendra donc sur plusieurs mois.
Le rapport d’étonnement pour favoriser l’amélioration continue
Intégrer de nouvelles recrues est une opportunité d’amélioration continue souvent mal jaugée par les entreprises. En effet, on accueille au sein de la structure une personne qui ne la connaît pas encore. Son oeil « neuf » va s’arrêter sur certains éléments ou événements qui, pour les employés déjà présents, font partie de la « routine ».
Il est donc très important de demander aux nouvelles recrues de rédiger un « rapport d’étonnement » dans lequel elles vont consigner tout ce qui les a marquées, en bien comme en mal. Anonymes quand cela est possible (pour éviter toute autocensure), ces rapports permettront à la structure de se remettre en question et pourront déboucher sur de nouvelles améliorations.
Intégrer de nouvelles recrues est certes un challenge pour les entreprises, mais c’est aussi une opportunité. Opportunité d’amélioration continue en s’assurant que le knowledge management et la transmission du savoir sont bien maîtrisés. Mais aussi, opportunité de « fidéliser » les nouveaux salariés en leur prouvant, dès le départ, que l’entreprise maîtrise autant son savoir-faire que son savoir-être.
Quelles sont les clés d’un onboarding réussi ?
1. Préparer l’arrivée de votre nouvelle recrue
Ce que vous devez comprendre c’est que pour garantir une intégration réussie, il est essentiel que l’intégration soit bien préparée. De ce fait, il est important de prévenir l’arrivée de chaque personne au sein de votre entreprise.
En effet, depuis le premier jour, tout employé doit se sentir à la fois respecté et attendu. Pour cela, il est essentiel d’informer les autres salariés de l’arrivée d’un nouveau. Vous pouvez, tout simplement, envoyer un e-mail à tous vos collaborateurs avec une courte description du nouvel employé. Cette méthode incite à instaurer des échanges personnalisés et cordiaux, et ce, dès la première rencontre.
De plus, veillez ne pas oublier l’installation de son poste de travail. En effet, le jour J, tout doit être opérationnel et en place (ordinateur configuré, bureau rangé, fournitures indispensables à portée de main, etc.). Il faut dire que bien préparer un espace de travail se présente comme le minimum pour refléter le respect et le professionnalisme attendus dans une entreprise. N’oubliez pas de s’assurer que les procédures administratives soient en règle et qu’un badge a été prévu. Cela permettrait au nouvel employé de circuler librement au sein de vos locaux.
Enfin, nommez un référent de l’onboarding. Ce tuteur aura pour mission de guider le nouveau lors de ses premiers jours au travail. Il devra également se montrer volontaire et disponible par la suite. Nous vous recommandons d’éviter la hiérarchie directe et de choisir un profil similaire, plus expérimenté. Cela permet de simplifier la communication entre le mentoré et le mentor.
2. Suivre un parcours d’intégration efficace
Le premier jour doit permettre au nouveau collaborateur de :
- faire la découverte de l’entreprise et sa culture
- comprendre son nouvel environnement de travail
- faire la connaissance de ses futurs collègues
- appréhender au mieux son poste et ses missions
De ce fait pour atteindre tous ces objectifs, le parcours d’intégration doit être bien organisé.
Toutefois, il est essentiel de prendre le temps de tout expliquer dès le premier jour. De plus, le premier jour doit débuter d’une manière informelle. Cela permet à la nouvelle recrue de se mettre à l’aise.
Prenez un moment pour remettre un livret d’accueil avec les informations essentielles. Continuez avec une visite des locaux de l’entreprise (bureaux, salle de réunion, les sanitaires, le réfectoire).
D’autre part, prévoyez une présentation de l’entreprise, de ses valeurs et de son fonctionnement. Pour cela, créez un support d’introduction de votre entreprise (vidéo, présentation Powerpoint, dépliant, etc.) et qui soit parlant pour une nouvelle recrue. Le support doit être clair, aéré et présentant les principales informations.
3. Rester attentif et disponible pendant 6 à 9 mois
Pour consolider la confiance d’un nouvel employé et le fidéliser, sachez que son intégration ne doit pas se limiter au premier jour. En effet, dans les mois suivant l’arrivée, vous devez rester disponibles afin de répondre aux interrogations du nouveau collaborateur. Cela l’aide à adopter les coutumes de l’entreprise. Nous vous conseillons d’impliquer toute l’équipe dans cette phase de l’onboarding.
Dès les premiers jours, introduisez immédiatement la nouvelle recrue dans les réunions. Cela va lui permettre de connaître rapidement le fonctionnement de votre structure et les méthodes de travail de ses collègues. De plus, planifiez des formations aux outils à utiliser régulièrement. Ces formations paraissent, certes, couteuses et chronophages, mais elles lui montrent que vous lui faîtes confiance. Il sera, ainsi, plus impliqué dans sa mission.
Enfin, programmez des débriefings réguliers avec le jeune salarié. C’est une occasion pour lui de s’exprimer. C’est, aussi, une occasion d’avoir un regard neuf porté sur votre entreprise. Vous allez, ainsi, recevoir des avis positifs et négatifs ainsi que des pistes d’amélioration. De plus, cette méthode va vous permettre d’améliorer votre processus d’intégration, un peu plus à chaque recrue.
Dans ce cadre, nous vous conseillons de documenter l’intégration. Vous pouvez demander à la nouvelle recrue un rapport d’étonnement, relatant son avis sur l’entreprise et son accueil.
A propos de Picomto
Picomto est une solution de capture et diffusion du savoir-faire opérationnel dans l’entreprise. Contactez-nous si vous voulez en savoir plus sur la mise en place d’une solution pour permettre de faciliter l’intégration des nouveaux arrivants.
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