Dans le contexte présent, mettre en place un programme d‘onboarding est important pour la bonne intégration des nouvelles recrues. Cela permet de préserver les performances et la productivité des employés.
Encore plus, si vous embauchez de nouveaux salariés pour pallier les difficultés en rapport à la crise actuelle. Notons que la période d’intégration d’un nouveau salarié est essentielle pour le bon déroulement de votre collaboration. Elle permet également d’aider un nouveau venu à se familiariser avec votre entreprise.
Il faut savoir que l’onboarding, durant ces dernières années, est devenu un sujet particulièrement délicat. En effet, voilà que beaucoup de sociétés ont fait face au confinement en plein milieu d’une période d’embauche ou en période d’essai. De ce fait, il est essentiel que le processus d’onboarding soit flexible afin de s’adapter aux interruptions et aux changements dans notre manière de travail. Cependant, cela doit se faire tout en générant un ROI positif.
Dans cet article, nous allons essayer de répondre aux questions les plus fréquentes qui tournent autour de l’onboarding.
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I. Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding se présente comme un terme anglais qui désigne littéralement « embarquement ». Cette notion signifie tout processus d’accueil mis en place par les organisations. Elle a pour but de garantir que les nouveaux recrutés « embarquent » correctement dans la structure.
Appelé souvent « socialisation organisationnelle », l’onboarding désigne tous les parcours de socialisation permettant de s’intégrer à une organisation.
Il faut dire que les 3 premiers mois sont décisifs autant pour le nouvel entrant que pour l’entreprise.
Le processus d’onboarding débute dès la promesse d’embauche et continue jusqu’à la fin de la période d’essai. Il passe par plusieurs phases comme le preboarding (avant l’arrivée), la prise de poste et l’acclimatation de l’employé durant ses premiers mois dans l’entreprise.
Généralement, on répartit les processus d’onboarding en 4 étapes qu’on nomme les 4 C. On parle, bien évidemment, de la phase de :
- Conformité
- Clarification
- Culture
- Connexion
Chaque étape désigne à la fois un moment dans l’intégration du nouvel arrivant. Elle fait également référence au degré d’approfondissement de l’intégration des nouveaux salariés. En effet, une mauvaise intégration d’un collaborateur, c’est risquer de voir partir ce candidat que vous avez soigneusement sélectionné.
Dans la phase de Conformité
Il s’agit de garantir que l’ensemble des éléments légaux en rapport avec le recrutement sont conformes : le contrat de travail signé, les règles générales expliquées, la politique interne de l’entreprise bien comprise, etc.
Dans la phase de Clarification
Comme son nom laisse entendre, il s’agit de l’étape où les aspects qui pourraient encore être flous après le recrutement sont clarifiés. Par exemple, nous citons les missions exactes du poste ou encore les attentes liées à ces missions.
Dans la phase « Culture »
Elle a pour mission d’expliciter au nouveau salarié les normes culturelles de l’entreprise (normes formelles ou informelles). Cette étape permet de faire comprendre comment fonctionne la société dans son ensemble (les normes de langage, les relations entre les individus, les habitudes, etc.).
Dans la phase « Connexion »
Elle vise à instaurer des connexions entre le nouvel employé et les autres. Par exemple, apprendre à se connaître sur le plan personnel.
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II. Pourquoi devriez-vous vous intéresser à l’onboarding ?
Qu’il soit positif ou négatif, l’impact d’un onboarding se fait sentir tout au long de l’expérience d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise. De la signature du contrat de travail au planning de la première journée du nouvel embauché, il faut prendre le temps de réfléchir à un plan d’intégration complet.
L’onboarding RH : pour la fidélisation
Il faut savoir que le manque d’investissement dans l’accueil des nouveaux salariés se présente comme un véritable motif de démission. Sans soutien suffisant lors du processus d’intégration, les nouveaux venus ne se sentent pas à l’aise lors de la prise de poste de travail.
Selon les dernières statistiques, plus de 20% des nouveaux embauchés quittent leur nouvel employeur dans les 45 premiers jours (soit les premières semaines du travail). De ce fait, il est essentiel de mettre en place un processus d’onboarding complet pour montrer votre intérêt pour le développement personnel de vos recrues.
L’onboarding aide à épargner vos recrues des tâches ennuyeuses
Utiliser un processus d’onboarding solide aide à effectuer rapidement les tâches administratives inhérentes à l’embauche. Il faut dire qu’une prise de poste s’accompagne généralement par un long processus de recrutement administratif assez lourd. Ainsi, un programme d’onboarding permet d’éviter les tâches ennuyeuses comme la signature du contrat de travail et de ses éventuelles annexes.
Sachez que cette paperasse des premiers jours risque de diminuer l’enthousiasme de la recrue, d’où l’importance de mise en place d’un parcours d’intégration des collaborateurs efficace.
L’onboarding améliore la productivité
Instaurer un plan d’onboarding aide les nouvelles recrues à devenir productives le plus vite possible. Cette phase d’intégration des salariés est l’occasion d’offrir le plus d’informations sans pour autant exiger d’enjeux trop importants dans ce nouvel espace de travail. Ainsi, les nouvelles recrues acquièrent les compétences nécessaires et se familiarisent avec leurs nouveaux outils de travail, tout en douceur.
L’onboarding RH renforce la confiance et le sentiment de communauté
Soulignons qu’intégrer un nouveau collègue se présente comme une phase charnière de cohésion entre vos employés et vos nouveaux arrivants. Il s’agit également d’un moment décisif où se tissent les relations personnelles et professionnelles. Cela garantit une collaboration productive et épanouissante. Une chose que vous devez éviter : c’est que vos nouveaux embauchés se sentent isolés.
L’onboarding RH renforce la culture d’entreprise
Vous devez savoir que c’est durant cette période d’intégration qu’il faut promouvoir une culture d’entreprise. Cette dernière, lorsqu’elle est bien assimilée, va avoir des répercussions positives sur l’ensemble de l’entreprise.
De plus, de plus en plus, les individus sont plus sensibles aux valeurs de la société qu’aux titres et à la rémunération. Par exemple, si vous formez depuis le début vos salariés avec une approche collaborative, les défis futurs seront plus faciles à relever.

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III. L’onboarding : un atout pour la marque employeur
Vous l’avez compris, l’onboarding se relève être le moment le plus important du parcours collaborateur au sein de l’entreprise.
Dès l’intégration des nouveaux employés, le process d’onboarding montre le cadre dans lequel ils vont évoluer :
- organisation du travail
- bien-être collaborateurs
- autonomie
- lien social
Il faut dire qu’il s’agit de la première impression qui doit être excellente. En effet, cela permet d’intégrer des nouveaux employés et assurer une prise de poste efficace.
À plus grande échelle, la marque employeur se présente comme étant l’image que l’entreprise reflète aux candidats potentiels sur le marché. Elle se compose de plusieurs éléments :
- La définition factuelle de l’entreprise (présentation, chiffres-clés, histoire)
- La promesse employeur transmise par le discours RH
- La valeur développée en interne et démontrée par l’entreprise
- L’expérience collaborateur véhiculée par les salariés eux-mêmes
Afin de construire et véhiculer ces différents éléments, le process d’onboarding joue un rôle crucial. En effet, il a un impact sur l’engagement collaborateur. Il influence également sur la réputation, l’attractivité et la différenciation de l’entreprise.
IV. Comment réussir votre programme d’onboarding ?
La réussite de votre programme d’onboarding passe avant tout par l’adoption d’une approche stratégique structurée dans laquelle les responsables de l’entreprise jouent un rôle important pour améliorer la productivité, l’engagement et l’implication des collaborateurs.
Commencer l’onboarding en amont
L’onboarding débute avant le 1er jour de travail. En effet, vous êtes en mesure de commencer l’intégration du nouveau collaborateur dès la promesse d’embauche. Cela permet d’honorer votre engagement employeur, de le familiariser avec votre culture d’entreprise et d’honorer votre engagement employeur. Par exemple, avec l’arrivée d’un nouvel employé, vous pouvez fournir un livret d’accueil dès le premier jour pour assurer réussir l’intégration et le familiariser avec son nouvel environnement de travail.
L’onboarding commence bien avant le premier jour de travail. Découvrez comment Picomto aide à préparer et planifier efficacement l’onboarding dès la promesse d’embauche.
Personnaliser l’expérience
Il faut savoir qu’il y a autant de processus d’onboarding différents que des salariés. Chaque programme doit correspondre aussi bien sur la forme que sur le fonds aux besoins spécifiques d’un nouveau venu et à ses compétences à l’entrée dans l’entreprise. D
e ce fait, il est important de mettre en place un programme d’intégration personnalisé pour créer une expérience-employé impactante. Cela permet également de le fidéliser et le motiver dès sa première semaine.
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Donner accès aux portails de formation pour être rapidement opérationnel
Vous devez également vous assurer que les portails de formation sont accessibles. En effet, il est essentiel de transférer rapidement les connaissances aux nouveaux membres de votre entreprise. Ils doivent ainsi avoir accès aux portails de formation au moment où ils en ont besoin.
Favoriser le parrainage et le mentoring
L’onboarding est un programme pendant lequel les nouveaux employés créent des liens. Un parrain, un tuteur ou encore un mentor est en mesure de leur donner des conseils, leur expliquer les instructions de travail et les aider à mieux connaitre l’entreprise.
Promouvoir l’intégration et l’assimilation
La majorité des entreprises apportent une grande importance aux nouveaux collaborateurs, mais négligent les équipes qui les reçoivent. Il est important de préparer les membres de votre équipe à l’arrivée d’un nouveau collaborateur en leur expliquant de qui il s’agit, ses fonctions, ses avantages, etc.
La check-list du processus d’onboarding parfait
Êtes-vous prêt à accueillir vos nouvelles recrues ? Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que tous les aspects essentiels sont couverts :
- Bureau ou espace attitré : Veillez à ce que le nouvel employé dispose d’un bureau ou d’une place assignée dès son premier jour, même en flex-office. Cela lui apporte une certaine stabilité pendant les premières semaines.
- Préparation du « Welcome Pack » : Anticipez le matériel nécessaire, comme un ordinateur, des badges d’accès, des cartes de café ou de parking, et des identifiants réseau. En complément, envisagez d’offrir un mug ou une gourde pour réduire l’utilisation de gobelets jetables.
- Communication à l’équipe : Tenez l’équipe informée de l’arrivée du nouvel employé et de sa date de début.
- Désignation d’un mentor : Nommez un mentor ou un parrain pour accompagner le nouvel arrivant durant ses premières semaines. Il pourra organiser un petit déjeuner d’accueil et faire visiter les locaux.
- Déjeuner avec le manager : Prévoyez un déjeuner avec le manager le jour de l’arrivée pour favoriser les échanges.
- Vérification des démarches administratives : Assurez-vous que toutes les formalités de pré-onboarding sont en ordre (contrat, mutuelle, prévoyance).
- Planification de l’agenda : Remplissez l’agenda du nouvel employé pour ses premiers jours avec des formations, des rencontres et des rendez-vous afin qu’il puisse rapidement s’adapter à son nouvel environnement.
- Attribution d’une tâche : Donnez une mission au nouveau collaborateur pour faciliter son intégration, comme organiser un événement interne, animer un afterwork ou diriger une réunion thématique.
- Point final pour l’onboarding : Programmez une réunion de clôture de l’onboarding à une date précise et préparez les éléments à collecter (retour d’expérience, mesure de satisfaction).
Quelles informations doivent être transmises au salarié ?
Onboarder un salarié implique de lui fournir les repères essentiels pour qu’il puisse s’épanouir et se sentir à l’aise au sein de l’entreprise.
Pour que cette intégration soit efficace, plusieurs éléments d’information doivent être communiqués :
- Culture d’entreprise : Cela constitue l’ADN de l’organisation, incluant ses valeurs, son histoire, ses objectifs et ses règles internes.
- Valeurs de l’entreprise : Ce sont les principes éthiques, moraux ou sociétaux que l’organisation défend et promeut.
- Vision à moyen et long terme : Il est crucial pour le salarié de comprendre les orientations futures de l’entreprise.
- Style de management : Connaître le type de management pratiqué aide le salarié à mieux s’adapter à son nouvel environnement.
- Moments clés et événements marquants : Être informé des moments importants de l’histoire de l’entreprise permet de mieux appréhender son évolution.
L’onboarding ne se limite pas à une intégration générale ; il doit également faciliter l’adaptation au poste occupé. Il est donc essentiel de fournir des informations clés, telles qu’une description de poste précise et des objectifs bien définis.
Par ailleurs, il est primordial de former le collaborateur sur tous les outils nécessaires à l’exercice de ses fonctions pour garantir sa réussite.
Les erreurs à absolument éviter lors de l’onboarding
Pour assurer un onboarding efficace, il est essentiel d’éviter certaines erreurs communes :
- Manque de clarté dans le programme d’onboarding : Un programme bien organisé est indispensable. Les nouveaux employés doivent avoir une compréhension précise de ce qui les attend et savoir à qui s’adresser pour poser des questions.
- Absence d’un référent : Avoir un contact désigné (qu’il s’agisse d’un manager, d’un parrain ou d’un membre de l’équipe) est crucial. Cela aide les nouveaux collaborateurs à s’adapter à leur nouvel environnement et leur permet de poser des questions en toute confiance.
- Préparation insuffisante des managers : Les managers doivent établir un lien dès le début. Cela garantit une transition fluide et un soutien approprié. Ils doivent aussi anticiper l’arrivée des nouvelles recrues pour les intégrer efficacement dans leur emploi du temps.
- Contenu non adapté : Les informations fournies lors de l’onboarding doivent refléter la culture et les valeurs de l’entreprise. Les intervenants doivent être bien préparés pour fournir des informations pertinentes et utiles.
- Processus rigide : L’onboarding doit être flexible et adaptable. Il est important de l’évaluer régulièrement et de le mettre à jour, tant sur le fond que sur la forme. L’intégration de nouvelles technologies et l’actualisation des contenus en fonction des évolutions de l’entreprise sont essentielles.
Les 5 tendances de l’onboarding de 2025
L’onboarding doit être régulièrement révisé pour demeurer pertinent. Un processus efficace doit intégrer les nouvelles tendances et informations.
Lorsqu’il est correctement appliqué, il a des effets positifs sur l’ensemble de l’organisation. Voici quelques tendances à surveiller pour l’avenir de l’onboarding.
Initier l’onboarding avant l’arrivée du salarié
Pour réussir l’onboarding, il est crucial de commencer le processus le plus tôt possible. Une phase de pré-onboarding permet une transition en douceur, ce qui rend le premier jour moins stressant pour le nouveau collaborateur. En effet, 22 % des nouvelles recrues abandonnent leur poste dans les 45 premiers jours, et 4 % d’entre elles ne reviennent pas après leur première journée.
Un pré-onboarding bien conçu peut réduire ce risque et accroître de 58 % les chances de fidélisation des employés ayant suivi un processus d’intégration complet.
Intégrer l’onboarding dans les offres d’emploi
Offrir des expériences de recrutement immersives constitue une excellente manière d’incorporer l’onboarding dans les annonces d’emploi, tout en renforçant votre image de marque.
L’expérience des candidats peut être enrichie grâce à des vidéos à 360°, des applications interactives en réalité virtuelle ou des visites virtuelles des locaux.
Automatiser le processus d’onboarding
L’automatisation nécessite une planification minutieuse pour garantir des avantages durables. Elle peut permettre d’économiser jusqu’à 5 heures par recrue sur les tâches administratives.
Par ailleurs, 57 % des responsables RH signalent que le manque de temps est un obstacle majeur à un onboarding efficace. L’automatisation assure également une communication fluide avec les interlocuteurs des nouvelles recrues et simplifie leur parcours dans différents environnements.
Pour être efficace, l’automatisation doit avoir trois fonctions clés :
- Gérer les données des employés de manière sécurisée, en respectant les normes de protection des données.
- Permettre aux professionnels des ressources humaines d’ajuster facilement le contenu pour chaque recrue.
- Orienter les nouveaux employés et les responsables à travers des messages tout au long de leur parcours.
Exploiter la réalité augmentée et virtuelle
Imaginez pouvoir explorer votre futur environnement de travail avant même d’y être présent physiquement.
Grâce à la réalité augmentée et à la réalité virtuelle, les entreprises peuvent offrir des expériences d’onboarding immersives. Les nouveaux employés peuvent découvrir les locaux, rencontrer leurs collègues et s’exercer à leurs futures tâches dans un cadre virtuel.
Promouvoir un engagement à long terme
L’onboarding ne se limite pas aux premières semaines ou aux premiers mois d’emploi. C’est un processus continu qui soutient le développement professionnel et personnel des collaborateurs. L’ajout de programmes de mentorat, de coaching et d’apprentissage continu contribue à garantir un engagement durable au sein de l’entreprise.
Conclusion
L’onboarding n’est pas un processus légalement défini, mais il ne doit pas être laissé au hasard. Pour garantir une intégration réussie, il est impératif de mettre en place un plan bien pensé, élaboré par le service des ressources humaines. Les enjeux sont significatifs pour l’entreprise.
Un onboarding efficace favorise non seulement la fidélisation des salariés, mais il contribue également à l’augmentation de la productivité des équipes, à la valorisation de la marque employeur et à la réduction des coûts de recrutement. En somme, ce processus est bénéfique tant pour le salarié que pour l’entreprise.
Pour optimiser votre processus d’onboarding et améliorer l’efficacité de votre organisation, n’hésitez pas à contacter nos experts.
FAQ
Comment faire un bon onboarding ?
Pour que l’onboarding atteigne tous ses objectifs, il doit inclure plusieurs étapes essentielles. Cela comprend la définition des objectifs, la planification préalable, l’accueil du nouvel arrivant, l’orientation, la formation, ainsi que des points réguliers avec le nouvel arrivant. L’onboarding est un processus complexe qui implique de nombreux acteurs. Les ressources humaines supervisent le processus, tandis que les équipes IT, les collègues et le futur mentor jouent également un rôle clé.
Quels sont les avantages d’un onboarding digital ?
Utiliser une plateforme digitale pour gérer et centraliser les informations d’onboarding offre de nombreux avantages. L’onboarding digital est plus accessible et assure une expérience uniforme. De plus, il permet une personnalisation accrue de l’intégration.
Quelle est la durée d’une période d’intégration ?
Le processus d’onboarding commence le premier jour de travail et, contrairement à ce que l’on pourrait penser, il n’a pas de date de fin. Ce parcours implique un accompagnement et un développement continus qui évoluent avec l’ancienneté du collaborateur. Cette approche garantit que les travailleurs se sentent soutenus et valorisés en permanence, ce qui est crucial pour assurer de bonnes performances et une satisfaction à long terme au travail.
Quel est le contraire de onboarding ?
Le contraire de l’onboarding est le « offboarding ». L’offboarding désigne le processus par lequel un employé quitte l’entreprise. Cela inclut la gestion des formalités administratives, la transmission des responsabilités et la sortie des équipements. Un bon offboarding est essentiel pour garantir une transition en douceur et maintenir une relation positive avec l’ancien employé.
Qu’est-ce que l’onboarding client ?
L’onboarding client fait référence au processus d’intégration des nouveaux clients dans une entreprise. Cela inclut l’orientation des clients sur l’utilisation des produits ou services, la fourniture de ressources d’assistance, et l’établissement d’une relation durable. Un onboarding client efficace aide à maximiser la satisfaction et la fidélité des clients, en les guidant dès le début de leur expérience avec l’entreprise.
