Dans le contexte présent, mettre en place un programme d‘onboarding est important pour la bonne intégration des nouvelles recrues. Cela permet de préserver les performances et la productivité des employés.
Encore plus, si vous embauchez de nouveaux salariés pour pallier les difficultés en rapport à la crise actuelle. Notons que la période d’intégration d’un nouveau salarié est essentielle pour le bon déroulement de votre collaboration. Elle permet également d’aider un nouveau venu à se familiariser avec votre entreprise.
Il faut savoir que l’onboarding, durant ces dernières années, est devenu un sujet particulièrement délicat. En effet, voilà que beaucoup de sociétés ont fait face au confinement en plein milieu d’une période d’embauche ou en période d’essai. De ce fait, il est essentiel que le processus d’onboarding soit flexible afin de s’adapter aux interruptions et aux changements dans notre manière de travail. Cependant, cela doit se faire tout en générant un ROI positif.
Dans cet article, nous allons essayer de répondre aux questions les plus fréquentes qui tournent autour de l’onboarding.
I. Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding se présente comme un terme anglais qui désigne littéralement « embarquement ». Cette notion signifie tout processus d’accueil mis en place par les organisations. Elle a pour but de garantir que les nouveaux recrutés « embarquent » correctement dans la structure.
Appelé souvent « socialisation organisationnelle », l’onboarding désigne tous les parcours de socialisation permettant de s’intégrer à une organisation.
Il faut dire que les 3 premiers mois sont décisifs autant pour le nouvel entrant que pour l’entreprise.
Le processus d’onboarding débute dès la promesse d’embauche et continue jusqu’à la fin de la période d’essai. Il passe par plusieurs phases comme le preboarding (avant l’arrivée), la prise de poste et l’acclimatation de l’employé durant ses premiers mois dans l’entreprise.
Généralement, on répartit les processus d’onboarding en 4 étapes qu’on nomme les 4 C. On parle, bien évidemment, de la phase de :
- Conformité
- Clarification
- Culture
- Connexion
Chaque étape désigne à la fois un moment dans l’intégration du nouvel arrivant. Elle fait également référence au degré d’approfondissement de l’intégration des nouveaux salariés. En effet, une mauvaise intégration d’un collaborateur, c’est risquer de voir partir ce candidat que vous avez soigneusement sélectionné.
Dans la phase de Conformité
Il s’agit de garantir que l’ensemble des éléments légaux en rapport avec le recrutement sont conformes : le contrat de travail signé, les règles générales expliquées, la politique interne de l’entreprise bien comprise, etc.
Dans la phase de Clarification
Comme son nom laisse entendre, il s’agit de l’étape où les aspects qui pourraient encore être flous après le recrutement sont clarifiés. Par exemple, nous citons les missions exactes du poste ou encore les attentes liées à ces missions.
Dans la phase « Culture »
Elle a pour mission d’expliciter au nouveau salarié les normes culturelles de l’entreprise (normes formelles ou informelles). Cette étape permet de faire comprendre comment fonctionne la société dans son ensemble (les normes de langage, les relations entre les individus, les habitudes, etc.).
Dans la phase « Connexion »
Elle vise à instaurer des connexions entre le nouvel employé et les autres. Par exemple, apprendre à se connaître sur le plan personnel.
II. Pourquoi devriez-vous vous intéresser à l’onboarding ?
Qu’il soit positif ou négatif, l’impact d’un onboarding se fait sentir tout au long de l’expérience d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise. De la signature du contrat de travail au planning de la première journée du nouvel embauché, il faut prendre le temps de réfléchir à un plan d’intégration complet.
L’onboarding RH : pour la fidélisation
Il faut savoir que le manque d’investissement dans l’accueil des nouveaux salariés se présente comme un véritable motif de démission. Sans soutien suffisant lors du processus d’intégration, les nouveaux venus ne se sentent pas à l’aise lors de la prise de poste de travail.
Selon les dernières statistiques, plus de 20% des nouveaux embauchés quittent leur nouvel employeur dans les 45 premiers jours (soit les premières semaines du travail). De ce fait, il est essentiel de mettre en place un processus d’onboarding complet pour montrer votre intérêt pour le développement personnel de vos recrues.
L’onboarding aide à épargner vos recrues des tâches ennuyeuses
Utiliser un processus d’onboarding solide aide à effectuer rapidement les tâches administratives inhérentes à l’embauche. Il faut dire qu’une prise de poste s’accompagne généralement par un long processus de recrutement administratif assez lourd. Ainsi, un programme d’onboarding permet d’éviter les tâches ennuyeuses comme la signature du contrat de travail et de ses éventuelles annexes.
Sachez que cette paperasse des premiers jours risque de diminuer l’enthousiasme de la recrue, d’où l’importance de mise en place d’un parcours d’intégration des collaborateurs efficace.
L’onboarding améliore la productivité
Instaurer un plan d’onboarding aide les nouvelles recrues à devenir productives le plus vite possible. Cette phase d’intégration des salariés est l’occasion d’offrir le plus d’informations sans pour autant exiger d’enjeux trop importants dans ce nouvel espace de travail. Ainsi, les nouvelles recrues acquièrent les compétences nécessaires et se familiarisent avec leurs nouveaux outils de travail, tout en douceur.
L’onboarding RH renforce la confiance et le sentiment de communauté
Soulignons qu’intégrer un nouveau collègue se présente comme une phase charnière de cohésion entre vos employés et vos nouveaux arrivants. Il s’agit également d’un moment décisif où se tissent les relations personnelles et professionnelles. Cela garantit une collaboration productive et épanouissante. Une chose que vous devez éviter : c’est que vos nouveaux embauchés se sentent isolés.
L’onboarding RH renforce la culture d’entreprise
Vous devez savoir que c’est durant cette période d’intégration qu’il faut promouvoir une culture d’entreprise. Cette dernière, lorsqu’elle est bien assimilée, va avoir des répercussions positives sur l’ensemble de l’entreprise.
De plus, de plus en plus, les individus sont plus sensibles aux valeurs de la société qu’aux titres et à la rémunération. Par exemple, si vous formez depuis le début vos salariés avec une approche collaborative, les défis futurs seront plus faciles à relever.
III. L’onboarding : un atout pour la marque employeur
Vous l’avez compris, l’onboarding se relève être le moment le plus important du parcours collaborateur au sein de l’entreprise.
Dès l’intégration des nouveaux employés, le process d’onboarding montre le cadre dans lequel ils vont évoluer :
- organisation du travail
- bien-être collaborateurs
- autonomie
- lien social
Il faut dire qu’il s’agit de la première impression qui doit être excellente. En effet, cela permet d’intégrer des nouveaux employés et assurer une prise de poste efficace.
À plus grande échelle, la marque employeur se présente comme étant l’image que l’entreprise reflète aux candidats potentiels sur le marché. Elle se compose de plusieurs éléments :
- La définition factuelle de l’entreprise (présentation, chiffres-clés, histoire)
- La promesse employeur transmise par le discours RH
- La valeur développée en interne et démontrée par l’entreprise
- L’expérience collaborateur véhiculée par les salariés eux-mêmes
Afin de construire et véhiculer ces différents éléments, le process d’onboarding joue un rôle crucial. En effet, il a un impact sur l’engagement collaborateur. Il influence également sur la réputation, l’attractivité et la différenciation de l’entreprise.
IV. Comment réussir votre programme d’onboarding ?
La réussite de votre programme d’onboarding passe avant tout par l’adoption d’une approche stratégique structurée dans laquelle les responsables de l’entreprise jouent un rôle important pour améliorer la productivité, l’engagement et l’implication des collaborateurs.
Commencer l’onboarding en amont
L’onboarding débute avant le 1er jour de travail. En effet, vous êtes en mesure de commencer l’intégration du nouveau collaborateur dès la promesse d’embauche. Cela permet d’honorer votre engagement employeur, de le familiariser avec votre culture d’entreprise et d’honorer votre engagement employeur. Par exemple, avec l’arrivée d’un nouvel employé, vous pouvez fournir un livret d’accueil dès le premier jour pour assurer réussir l’intégration et le familiariser avec son nouvel environnement de travail.
Personnaliser l’expérience
Il faut savoir qu’il y a autant de processus d’onboarding différents que des salariés. Chaque programme doit correspondre aussi bien sur la forme que sur le fonds aux besoins spécifiques d’un nouveau venu et à ses compétences à l’entrée dans l’entreprise. D
e ce fait, il est important de mettre en place un programme d’intégration personnalisé pour créer une expérience-employé impactante. Cela permet également de le fidéliser et le motiver dès sa première semaine.
Donner accès aux portails de formation pour être rapidement opérationnel
Vous devez également vous assurer que les portails de formation sont accessibles. En effet, il est essentiel de transférer rapidement les connaissances aux nouveaux membres de votre entreprise. Ils doivent ainsi avoir accès aux portails de formation au moment où ils en ont besoin.
Favoriser le parrainage et le mentoring
L’onboarding est un programme pendant lequel les nouveaux employés créent des liens. Un parrain, un tuteur ou encore un mentor est en mesure de leur donner des conseils, leur expliquer les instructions de travail et les aider à mieux connaitre l’entreprise.
Promouvoir l’intégration et l’assimilation
La majorité des entreprises apportent une grande importance aux nouveaux collaborateurs, mais négligent les équipes qui les reçoivent. Il est important de préparer les membres de votre équipe à l’arrivée d’un nouveau collaborateur en leur expliquant de qui il s’agit, ses fonctions, ses avantages, etc.
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