N’importe quelle organisation repose sur une documentation efficace et de qualité pour pouvoir fonctionner et avancer. Dans l’industrie, les documents essentiels sont de diverses natures et, parmi eux, les modes opératoires (ou instructions) sont de véritables référentiels pour tous les acteurs de l’entreprise ; les opérateurs, bien évidemment, mais aussi les auditeurs et les décideurs, entre autres.
Comment faire en sorte que les instructions de travail que l’on est appelé à créer soient des leviers d’efficacité et de performance ? Voici 5 bonnes pratiques allant dans ce sens…
1. Miser sur la simplicité
Simplicité et efficacité vont souvent de pair, a fortiori dans le monde de l’industrie. Faire simple, cela implique de délester le document de toute information superflue, de toute donnée qui, non seulement, alourdit le support, mais risque en plus d’induire l’utilisateur dans la confusion et / ou l’erreur. Cela passe également par la mise en place d’une structure minimaliste et aérée dans la description des opérations, ne comportant que les éléments d’instruction et les références nécessaires à l’étape de fabrication/production/exploitation dont il est question.
2. Élaborer des documents clairs et précis
La clarté et la précision permettent aussi un gain d’efficacité, de temps et une réduction des possibilités d’erreurs. Décrire les opérations à effectuer à travers des visuels clairs et précis, cela a pour but d’éliminer les interprétations de la part de l’utilisateur, qui est ainsi véritablement guidé dans l’accomplissement de sa mission au sein de son poste. Cela permet, par ailleurs, de clarifier davantage les enchaînements de poste à poste, et ce, sous leurs différents aspects : postes concernés, temps de passage prévu à chaque poste, ordre d’intervention de chaque poste, conditions d’enchaînement, moyens de transfert de poste à poste.
Notons que la mise à jours des documents qualité permet d’éviter les erreurs affectant la qualité des produits.
3. Objectif zéro papier
Il est vital pour les acteurs d’une entreprise de s’appuyer sur des supports à la fois fiables, pratiques et qu’il est simple de mettre à jour. Là encore, l’objectif est de diminuer, voire éliminer totalement les erreurs et dysfonctionnements, notamment à cause de documents restés dans leurs anciennes versions. Il est indéniable que les formats papier classiques ne peuvent plus satisfaire à ce type d’exigence et que les supports numériques sont privilégiés depuis plusieurs années, et ce, pour plusieurs raisons : centralisation de l’information, accès facilité à cette dernière par le biais des terminaux fixes et surtout mobiles (tablettes, smartphones…) et sécurité principalement.
Adopter le zéro papier dans la création des modes opératoires répond à ces mêmes exigences et à cette même logique de numérisation des environnements de travail caractérisant l’industrie 4.0.
4. Faire du mode opératoire un des piliers du système qualité de son entreprise
Le SMQ (Système de Management par la Qualité) tel que défini par la norme ISO 9001 met l’accent sur l’élaboration et le maintien d’une documentation qualité efficace. Les modes opératoires constituent l’une des composantes essentielles de ladite documentation qualité, que la norme citée plus haut symbolise sous la forme d’une pyramide documentaire au sommet de laquelle se trouve le manuel qualité. Par conséquent, les instructions (modes opératoires) contribuent largement à la capacité d’une organisation à atteindre ses objectifs qualitatifs.
5. Se mettre à la place de l’utilisateur
Au moment de la création des modes opératoires, il paraît évident qu’il faille avant tout penser à l’humain appelé à les consulter. Ce n’est qu’en se mettant à la place de l’utilisateur, mais aussi en le faisant participer à l’élaboration et en prenant compte des observations récoltées sur le terrain, que l’on peut produire un document le plus proche possible de la réalité.
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