On-the-job training (OJT) ou la formation en cours d’emploi est une exigence essentielle pour développer une main-d’œuvre hautement qualifiée et est la clé de la qualité dans la fabrication.
Cependant, dans de nombreux cas, OJT donne des résultats très variables, avec des conséquences et des risques tant pour la qualité que pour la conformité réglementaire.
Les raisons d’une forte variabilité comprennent :
- La capacité de l’expert en la matière à former des personnes
- La volonté de la PME à former ses équipes
- La structure mal définie pour la formation
- Le manque de contenu pour la formation
Les risques de conformité réglementaire comprennent :
- Les dossiers de formation sur papier (perte de dossiers identiques ou incomplets)
- L’utilisation manuelle d’outils tels que des feuilles de calcul pour suivre l’état de la formation
- La mise à jour manuelle des systèmes de gestion de l’apprentissage
Outre la formation en cours d’emploi, une formation sur les processus est également requise. Cependant, dans de nombreux cas, il existe un écart entre la formation « lire et comprendre » (R&U) sur les SOP et la formation OJT. Cela peut amener le personnel à entreprendre un OJT alors qu’il n’a peut-être pas suivi la formation R&U requise. Dans de nombreux cas, les liens entre le systèmes de gestion de l’apprentissage , le système de gestion de documents et l’OJT sont maintenus manuellement et peuvent impliquer des erreurs importantes. Cela peut entraîner de graves risques pour la qualité et la conformité réglementaire.
De plus, les managers ont généralement une très faible visibilité sur l’état actuel de la formation de leurs équipes.
Cela peut entraîner des risques de conformité réglementaire, ainsi qu’investir éventuellement des efforts de formation dans des processus moins efficaces (peut-être là où suffisamment de personnes sont déjà formées par rapport à des domaines où une seule personne est éventuellement formée de manière adéquate).
Donc:
- Comment relier tous les éléments de la formation (et les différents systèmes) dans un système de gestion des compétences cohérent, éliminant ou atténuant les risques ci-dessus ?
- Comment éliminer la mise à jour manuelle et les éléments papier de nos processus de formation critiques ?
- Comment donner aux Managers une visibilité claire et en temps réel sur l’état de la formation de leurs équipes ?
La réponse est eOJT.
Le Module de compétences et de formation Picomto, partie de la Picomto Digital Work Instruction (DWI) est une solution eOJT qui répond à toutes ces questions d’une manière conforme aux BPF et aide à fournir un processus de formation de qualité avec une supervision managériale optimale.
Avec Picomto, les entreprises Life Sciences sont capables de:
- Définir les capacités nécessaires pour chaque rôle
- Cartographier le processus pour que chaque stagiaire progresse vers le statut de compétent
- Gérer l’élément R&U de la formation de manière à l’intégrer à la FCE pertinente
- Fournir une structure pour les pratiques OJT
- Obtenir une surveillance en temps réel du statut des équipes et des individus en termes de statut de formation, y compris la qualification ou le stade de progression vers la qualification
- Gérer les conditions préalables telles que les permis, les licences, les approbations médicales, etc.
- Lier leur systèmes de gestion de l’apprentissage et leur système de gestion de documents directement dans un système de formation synchronisé
- Éliminer la mise à jour manuelle des systèmes
- Éliminer les documents de formation sur papier
Toutes les entreprises life science ne gèrent pas les compétences ou la Formation en cours d’emploi de la même manière. Le module Picomto Competency and Training Management est conçu pour être suffisamment polyvalent pour pouvoir être déployé efficacement, quelles que soient vos pratiques actuelles particulières. Dans un premier temps, nous recommandons notre service d’analyse des systèmes de formation, qui vous fournira une carte « telle quelle » de vos pratiques et systèmes actuels, ainsi que l’identification avec vous des principaux risques actuels. Ensuite, nous concevrons pour vous une proposition pour montrer comment une mise en œuvre de Picomto eOJT peut éliminer ou atténuer considérablement ces risques. Les possibilités d’améliorer la qualité et la conformité réglementaire seront claires à ce stade.
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