Il est important de souligner que la transformation digitale des industries repose en grande partie sur le changement des processus documentaires. En effet, cela est devenu une pratique courante chez les industries utilisant des volumes importants de documents dans le cadre de leurs activités.
Picomto est une solution qui permet d’aider les dirigeants des entreprises à faciliter leur documentation. En effet, la gestion documentaire est très importante dans le domaine industriel. Elle permet non seulement d’apporter une réelle réduction des coûts, mais aussi d’assurer un gain de productivité.
Dans cet article, nous allons vous montrer quelles sont les différentes manières avec lesquelles ce logiciel simplifie votre documentation.
Contrôle des versions
Dans l’industrie 4.0, la dématérialisation ou encore la notion du « zéro papier » consiste au remplacement des documents par des fiches informatiques et la gestion numérique des données de l’usine. Ce nouveau processus documentaire permet d’améliorer la productivité en contrôlant continuellement et automatiquement les versions des données. Cela favorise également le travail d’équipe et facilite les échanges entre les collaborateurs.
Notons que grâce à Picomto, vos données sont constamment mises à jour. En effet, ce logiciel garantit un suivi de vos documents, et ce, en fonction de l’évolution des versions et des révisions effectuées. De ce fait, vous allez gagner en exploitabilité des informations sans perdre du temps avec des documents périmés. De plus, vous aurez la garantie que tous les opérateurs travaillent à partir de la dernière version d’un document.
Par exemple, dans le secteur industriel, les instructions de travail se présentent comme les documents les plus indispensables au sein de l’atelier. Les collaborateurs doivent ainsi avoir un accès immédiat aux bonnes informations pour réaliser leurs tâches.
Ce logiciel permet, alors, de faciliter l’accès à l’information à jour et simplifie les échanges entre les collaborateurs.
Rôles et permissions
Picomto vous permet d’offrir à vos collaborateurs un accès personnalisé aux informations. Grâce à cette application, vous serez en mesure de gérer les droits d’accès, de modification, etc. De ce fait, chaque opérateur, en fonction de son poste, aura un accès personnel aux bons documents.
Certaines informations sont confidentielles ou bien pas utiles pour certains postes, restreindre l’accès aux documents améliore la confidentialité et la productivité.
Accessibilité
Picomto se présente comme étant un outil indispensable pour votre entreprise, et ce, en facilitant la traçabilité et l’accès aux documents. En effet, il constitue la base de documents de toute industrie, autant en interne qu’en externe.
Ce logiciel permet également de faciliter l’accès à l’information. Doté d’un système de recherche à la fine pointe, il permet de trouver vos documents en un rien de temps. Par conséquent, nous pouvons dire que les informations restent accessibles à tout moment, de partout et sur tout support.
Cela permet, ainsi, de favoriser la communication et le partage de l’information en interne. De ce fait, lorsqu’un opérateur est à la recherche d’un document, cet outil va faciliter sa recherche en trouvant instantanément les données recherchées. Par exemple, les documents importants peuvent être localisés par nom, date ou autres mots-clés.
Des recherches qui auraient pu prendre des heures ou des jours avec des dossiers papier peuvent être effectuées en quelques minutes. En effet, plus besoin de passer des longues heures à chercher « la » bonne information parmi une tonne de paperasse, il suffit tout simplement d’utiliser cette application pour simplifier vos opérations de recherche.
Collaboration en temps-réel
Grâce à cette application, vous allez réduire les échanges d’information. Aussi, les documents créés sont accessibles partout, ce qui permet une collaboration en temps réel sur un projet. En effet, l’information est en mesure d’emprunter plusieurs supports de diffusion et d’être partagée en temps réel. De ce fait, les collaborateurs peuvent accéder à un fichier électronique, et toute modification est immédiatement disponible pour l’ensemble de l’équipe.
Aussi, les opérateurs travaillant sur les sites industriels réalisant des rondes de maintenance seront munis d’une tablette ou d’un smartphone pour renseigner en temps réel les informations relatives à leurs interventions. Ils seront, ainsi, en mesure de communiquer avec leur hiérarchie ou encore accéder à des procédures adaptées à leurs besoins en temps réel.
De plus, les techniciens peuvent consulter à tout moment l’historique des documents partagés. Aussi, un opérateur va avoir un retour en temps réel. Par exemple, on peut lui demander d’introduire certaines valeurs de mesure ou encore saisir certains champs de traçabilité.
De ce fait, nous pouvons dire que cette application permet un gain de temps, d’efficacité, de réactivité très important.
Une sécurité accrue
La sécurisation des données se présente comme un point très important chez Picomto. Généralement, la documentation digitale est plus sécuritaire que le système de papier traditionnel. Elle présente plusieurs avantages considérables en matière de sécurité. En effet, les documents individuels peuvent être protégés par un mot de passe, ce qui garantit que seules les personnes autorisées et ayant besoin de consulter les informations sécurisées y ont accès.
Le stockage de fichiers importants en ligne permet de les sauvegarder régulièrement et les rend imperméables aux dommages physiques. La conservation digitale des dossiers permet donc de gagner de l’espace et du temps.
Aussi, soulignons que l’utilisation d’une application comme Picomto assure la sécurisation de la circulation des informations entre les opérateurs, les responsables, les dirigeants et les clients.
D’autre part, contrairement à un document papier, les documents digitalisés permettent de préserver l’historique des industries. Ils sont également protégés des dangers de détérioration suite à un incendie ou un dégât des eaux.
Sans oublier, bien évidemment, qu’utiliser de manière efficiente ce nouvel outil permet de diminuer le risque d’erreur, car toutes les informations sont contrôlées via ce logiciel. L’intervention manuelle va être réduite, d’où la réduction du nombre d’erreurs.
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