Voilà que le digital a totalement chamboulé l’organisation des entreprises. De plus en plus, il optimise le travail collaboratif pour assurer plus de proximité entre collègues. Cependant, pour préserver cette évolution et rapprocher les équipes internes, il est important d’utiliser des outils collaboratifs et performants. En effet, il est essentiel de mettre en place des solutions efficaces en mesure de simplifier les échanges et faire le suivi des processus décisionnels.
Dans cet article, nous allons essayer de vous expliquer comment faire l’organisation du travail collaboratif avec la digitalisation des instructions de travail.
Le travail collaboratif : pourquoi est-ce indispensable ?
Il faut savoir, tout d’abord, que le travail collaboratif s’inscrit, principalement, dans une stratégie de digitalisation d’un environnement professionnel. Il a pour mission de donner l’accès aux collaborateurs aux différentes informations individuelles et collectives de l’entreprise, et ce, où qu’ils soient. Cela permet également de partager et d’échanger à tout moment les informations relatives à une tâche bien précise avec d’autres membres de l’entreprise.
Soulignons que le travail collaboratif se présente comme étant un levier incontournable pour attirer et retenir des talents. Aussi, il permet d’augmenter l’efficience d’une entreprise.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
Pour définir le travail collaboratif, nous pouvons dire qu’il s’agit d’un ensemble de techniques qui ont pour but d’assurer le développement de l’intelligence collective au sein d’une entreprise. Cela s’effectue principalement en instaurant une approche humaine et en utilisant des outils collaboratifs performants.
Les différents types de collaboration
Il faut dire qu’améliorer la collaboration à l’entreprise, c’est avant tout privilégier les échanges. Cette collaboration peut s’effectuer de différentes manières :
- Échanger entre collaborateurs sur un projet donné
- Partager les connaissances pour déployer de nouvelles idées
- Collaborer transversalement (franchir les frontières entre hiérarchies et employés)
Le but du travail collaboratif en entreprise permet d’améliorer les conditions de travail pour renforcer les performances de l’entreprise et mettre en valeur son image auprès des nouvelles recrues et des partenaires.
Pour assurer une collaboration efficace, il est important d’assurer le développement des qualités d’écoute entre les travailleurs.
Enfin, pour simplifier la notion, nous pouvons dire que le travail collaboratif fait référence à la coopération entre plusieurs personnes ayant un but commun et des tâches partagées. Cette notion nécessite que les employés et les collaborateurs se tournent vers l’entraide et l’écoute.
Quels sont les avantages du travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est avantageux autant pour les employeurs que pour les salariés. Il faut savoir que les salariés qui travaillent dans des conditions confortables et qui se sentent reconnus sont plus impliqués. Cela va permettre d’améliorer considérablement les performances de l’entreprise.
Meilleure créativité
Un travail qui se sent bien au sein de son entreprise va, par conséquent, optimiser sa créativité pour la mettre au service de son directeur. De plus, l’échange facilite le partage d’idées. Cela permet également de faire naître de nouvelles idées.
Gain de temps
De plus, il faut noter que le travail collaboratif et la digitalisation en entreprise aident à gagner un temps précieux. En effet, l’utilisation des outils collaboratifs assure un meilleur échange. Cela assure également la prise de décision rapide.
Augmentation de la productivité
Les échanges humains, les outils de travail digitalisés, le partage des connaissances, tout est favorable pour augmenter la productivité des employés et assurer une meilleure gestion de projet.
Amélioration du bien-être au travail
De nos jours, le bien-être au sein de l’espace de travail devient une véritable exigence. En effet, les salariés ont envie de travailler dans des conditions optimales. Le travail collaboratif développe le sens d’implication et permet d’assurer une atmosphère positive.
Simplification du travail à distance
Les solutions de collaboration digitales améliorent le travail à distance. En utilisant des plateformes collaboratives, les échanges sont optimisés pour une communication en temps réel et un partage d’informations.
Amélioration des relations entre les collaborateurs
C’est le principe même du travail collaboratif au sein d’une entreprise. Les relations entre les collaborateurs sont améliorées par un meilleur échange via des outils performants.
Le digital au service du travail collaboratif
Pour les collaborateurs, la mise en œuvre des instructions de travail digital au sein de l’entreprise est, d’une manière générale, un atout majeur. En effet, cette mise en place permet de faciliter le travail d’équipe et d’encourager les interactions. L’utilisation des instructions de travail digitalisé contribue à optimiser le travail et les processus au quotidien, et ce, d’un point de vue opérationnel.
Centraliser les informations, les rendre accessibles et les mettre à jour en temps réel permet aux collaborateurs et collaboratrices de travailler de manière plus fluide.
Cette solution digitale permet de diminuer considérablement la perte d’information. Il faut dire qu’en termes de technologie, la majorité des solutions digitales permet de mettre en ligne divers formats de documents (textes, diagramme, feuille de calcul, etc.) éliminant, ainsi, le problème de stockage des informations (en format papier).
Une efficacité retrouvée
Modifications disparues, des informations perdues, des contenus illisibles, etc. De nombreuses situations peuvent, désormais, être évitées grâce à la digitalisation. En effet, digitaliser les instructions de travail permet d’optimiser efficacement le travail d’équipe et éviter la perte de temps.
Des données sécurisées
Des solutions de travail partagées et sécurisées permettent de préserver les documents. Utiliser un outil de digitalisation sécurisé vous donne la possibilité d’accéder à toutes les informations nécessaires, à tout moment. C’est un véritable gain de temps, d’argent et, bien évidemment, de sécurité.
Adaptabilité et accessibilité
D’autre part, la mise en place d’un outil collaboratif digitalisé permet aux collaborateurs de s’adapter plus rapidement aux changements et aux imprévus (nouvelles tâches, mise à jour d’une information…). Depuis sa tablette ou son smartphone, l’employé est en mesure d’accéder facilement à toutes les données mises à jour, sans perdre du temps.
Améliorer l’autonomie
Le partage des connaissances permet une collaboration efficace des équipes. Cela permet également aux collaborateurs de gagner rapidement en autonomie, et ce, tout en améliorant le travail d’équipe.
Il faut savoir que toutes les entreprises ayant opté pour les instructions de travail digitalisé peuvent témoigner de ces avantages. En effet, cette solution offre plusieurs avantages comme :
- Un gain de temps
- Le rendement supérieur
- Une meilleure communication en externe et en interne
- La centralisation de l’information
Comment mettre en place des outils de travail collaboratifs digitaux ?
Comme toute modification organisationnelle, la mise en place des instructions de travaux digitaux pour optimiser le travail collaboratif peut, parfois, sembler complexe. Cela empêche, la plupart du temps, les entreprises de sauter le pas. Cependant, l’introduction de cette solution dans le processus de travail peut être effectuée d’une manière fluide. Nous vous proposons les principales clés à prendre en considération pour bien intégrer ces nouveaux outils digitaux dans votre travail collaboratif.
Convaincre
En tant qu’entreprise, il est important de commencer par démontrer les bénéfices d’une telle transformation digitale collaborative. En effet, vous devez expliquer aux collaborateurs les différents avantages du passage au digital (gain du temps, autonomie, efficacité, etc.).
Former
Afin que les équipes apprennent à maîtriser parfaitement les nouvelles solutions mises en place, des sessions de formation doivent être planifiées.
S’impliquer
Les managers et les chefs des équipes doivent ouvrir la voie concernant l’utilisation de ces outils de travail. Ils doivent, ainsi, donner l’exemple à l’ensemble des équipes afin de les motiver.
Patienter
La mise en place d’un nouvel outil et d’une nouvelle procédure de travail ne se réalise pas du jour au lendemain. En effet, il est essentiel de laisser du temps aux employés de s’approprier les nouveaux outils pour être plus efficaces.
À propos de Picomto
Picomto est une solution digitale qui aide les entreprises à digitaliser efficacement leurs instructions de travail. Voilà que cet outil digital vous aide, désormais, à améliorer le travail du collaborateur, et ce, à partir d’une seule et unique instruction de travail. Créer un seul document vous permet de toujours garder une vision d’ensemble et de préserver une cohérence globale.
De plus, sachez qu’avec Picomto, cette plateforme collaborative, vous avez la possibilité de créer une tâche ou une sous-tâche assignée individuellement. Ainsi, cela permet à l’opérateur d’avoir une information claire et précise. Cela permet également de conserver la traçabilité précise de « qui a fait quoi ».
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