De manière générale, les documents techniques ont pour but d’informer les personnes destinées à les utiliser à titre occasionnel ou régulier. Ce sont des supports indispensables pour tous les acteurs de l’industrie et leur capacité à assurer la qualité de production.
Documents techniques : des guides pour assurer un travail approprié et apporter des solutions aux problèmes
Le champ de la documentation technique est assez vaste. Il comprend notamment les manuels d’utilisation, les instructions, les guides de maintenance, les manuels de réparation, les spécifications techniques, les documents de recherche, les ouvrages de référence ou encor les rapports annuels. En résumé, les documents techniques sont tous les supports d’informations vitaux pour la vie d’une organisation, a fortiori lorsqu’elle relève de l’industrie.
Pour l’opérateur, par exemple, c’est le document fondamental qui décrit la marche à suivre pour réaliser une tâche donnée ou une série d’instructions. Il l’aide ainsi en cas d’oubli, d’erreur ou de situation inhabituelle afin d’avancer dans la bonne direction ou apporter les réajustements nécessaires. Une check-list, précisant la procédure à suivre en cas de panne ou de vérification à effectuer, permet de réagir de façon appropriée et de remédier à l’anomalie. Cela peut-être aussi le manuel d’utilisation propre à l’équipement dont il a la charge et dont il ne peut retenir toutes les caractéristiques et manipulations en raison de sa complexité.
Le document technique est donc la concrétisation d’un savoir-faire destiné à être exploité et transmis dans le cadre de l’activité de l’entreprise, d’où la nécessité de le formaliser et d’en assurer la bonne tenue.
Et lorsque, grâce à des documents techniques fiables et soignés, les opérations sont réalisées de la manière adéquate, la maintenance effectuée efficacement et les recherches d’informations facilitées, cela ne peut que rejaillir positivement sur la qualité de production.
D’ailleurs, les notions de documentation et de qualité sont intimement liées dans l’industrie. La pyramide du système documentaire qualité est, en effet, composée des enregistrements, des modes opératoires, des procédures et du manuel assurance qualité, soit autant de supports documentaires d’une extrême importance.
Notons que la mise à jours des documents qualité permet d’éviter les erreurs affectant la qualité des produits.
Une démarche participative et pluridisciplinaire au service de la qualité
En étant numérisés, les documents techniques gagnent encore plus en fiabilité et en capacité d’aide au travail. Les documents techniques digitaux rendent leur utilisation plus aisée et plus pratique, tout en permettant un gain de temps considérable. Dès que l’on a besoin d’une information, quelques manipulations rapides sur un terminal fixe, une tablette ou même un smartphone y donnent accès via une arborescence claire, avec des rubriques bien définies, des champs de recherche rapide par mots-clés ou encore des liens vers les documents spécifiques, comme sur les plateformes de type Wiki.
La digitalisation des documents techniques facilite également, par le biais de leur intégration au système d’information de l’entreprise, la communication entre les collaborateurs et les départements, et plus particulièrement la remontée d’information du terrain vers les sphères organisationnelles et décisionnelles.
Cette caractéristique renforce les interactions et la collaboration au sein de l’industrie, ce qui, là encore, contribue à améliorer la qualité de production. La collaboration, justement, et l’incitation à la participation se retrouvent dès le point de départ du document technique : son élaboration.
Consultez également notre autre article sur : La digitalisation des documents techniques.
Si le rédacteur technique a la responsabilité d’en produire et organiser les textes, il n’est pas le seul maillon de la chaîne ; c’est un groupe pluridisciplinaire, au sein de laquelle chaque membre apporte sa maîtrise dans les différents aspects du document technique (l’aspect purement technique, le volet pédagogique, les éléments graphiques, la typographie, etc.), qui s’active autour de ce projet essentiel pour la qualité de production.
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