Comment une documentation à jour permet de réduire les non-conformités ?

Comment une documentation à jour permet de réduire les non-conformités ?

Toute non-conformité survenant durant l’une des étapes de production pénalise l’entreprise à plusieurs égards. Les erreurs de fabrication et les écarts par rapport aux spécifications génèrent pertes de temps, d’argent et d’énergie. De plus, si les produits non conformes parviennent jusqu’au client, il est indéniable que l’image de l’entreprise s’en ressentira. Lutter contre les non-conformités est donc essentiel pour cette dernière et cela passe notamment par le maintien à jour de la documentation d’industrie.

Des documents actualisés pour prévenir les erreurs et non-conformités

Les documents industriels sont vitaux, car c’est sur leur base que les différentes opérations sont effectuées dans l’entreprise. Chaque action à réaliser dans le cadre du processus est documentée, chaque donnée obtenue par les capteurs des machines est enregistrée, chaque information importante est consignée pour assurer la traçabilité.

Les instructions de travail figurent en bonne place dans la pyramide documentaire, constituant, avec les enregistrements relatifs à la qualité, la base de ladite pyramide dans ce qui fait écho à la réalité opérationnelle du terrain. Ces modes opératoires sont rédigés et expliqués de manière claire et précise, car ils codifient précisément les opérations à mener et sont, de ce fait, des éléments clés de la chaîne de valeur.

Les instructions de travail, tout comme la documentation technique, les processus et procédures, ne sont pas figées. Lorsque des améliorations sont à apporter pour élever la qualité et les performances de production, ces documents doivent être mis à jour en en tenant compte. Autrement dit, une nouvelle version, actualisée, du support est produite et l’ancienne ne doit plus servir de référence pour les opérateurs, sans quoi on risque fort de se retrouver avec des non conformités.

Une documentation constamment à jour est donc l’un des moyens principaux de prévention des écarts par rapports aux standards et attentes.

Mettre à jour les supports afin de réagir efficacement en cas d’écart

Si actualiser les supports de référence permet de réduire les probabilités de survenue de non conformités, cela offre également la possibilité de réagir efficacement si l’on en constate malgré tout.

Là encore, il s’agit de modifier les documents existants en y ajoutant les erreurs relevées pendant les opérations de contrôle et d’audit, ou même les défauts découverts après la livraison. Bien entendu, il n’est jamais bon pour une entreprise que son produit souffrant de non conformité se retrouve aux mains du client, mais elle doit aussi savoir rectifier le tir une fois l’incident arrivé, que ce soit en externe (après l’écoulement du produit) ou en interne, durant l’une des étapes de fabrication du produit. Pour cela, elle fonde ses actions correctives sur des procédures spécifiques qui détaillent la marche à suivre en cas de détection de non conformité. Dans ce cas de figure aussi, les procédures en question doivent impérativement et constamment être mises à jour pour que les actions curatives à mener soient réellement efficaces.

En résumé, une documentation industrielle à jour rend service à l’entreprise aussi bien à titre préventif que rectificatif. Elle est garante de la qualité de production et du service proposés aux clients en amenuisant le risque de non conformité.

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2018-04-12T11:48:42+00:00

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