Dématérialisation, zéro papier, numérisation des processus, digitalisation des documents… Autant d’expressions que l’on rencontre aujourd’hui dans le monde de l’industrie et qui décrivent une évolution toujours plus appuyée. Entre recherche d’efficacité maximale, quête d’économies, simplification des tâches et questions environnementales, la suppression du papier dans les ateliers est une démarche dont les bénéfices sont multiples.
Moins de temps perdu, plus de productivité
Migrer vers un modèle d’organisation et de fonctionnement zéro papier a bien évidemment pour but de gagner en efficacité. Cela sous-entend de réduire les pertes de temps générées, par exemple, par la recherche et le classement des documents. Il existe des solutions logicielles pour créer et gérer des documents techniques de façon numérique et qui vont permettre aux opérateurs de disposer des informations dont ils ont besoin sur leur poste de travail le plus rapidement possible et avec un minimum de manipulations à faire.
Au sein de l’atelier de production, les formulaires de saisie au format numérique sont aisément adaptés à tous les aspects de la mission : la pièce à fabriquer, les demandes du client, etc.
Le temps que les collaborateurs ne passent pas à chercher les données nécessaires, c’est du temps qu’il peuvent consacrer à l’amélioration de la productivité et de la qualité.
Dématérialisation des documents : une plus-value organisationnelle
Avec la quantité sans cesse croissante de données (Big Data) à stocker, analyser et communiquer, rester sur des formats papier constituerait une aberration pour les entreprises d’aujourd’hui. De plus, les réglementations récentes imposent de conserver un certain nombre d’informations pour des considérations juridiques, de comptabilité et de traçabilité. La numérisation facilite le stockage et le traitement de ces volumes importants de documents, notamment par le biais de plateformes en ligne (Cloud).
Les collaborateurs peuvent ainsi avoir plus facilement accès aux informations et avoir l’assurance de disposer de la dernière version du document, ce qui réduit le risque d’erreur. La digitalisation des supports et des processus permet aussi de connaître les personnes ayant eu accès aux documents et d’avoir une traçabilité.
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Économie : diminution des coûts de gestion
Le digital permet également de réduire considérablement les dépenses liées aux acquisitions de papier et de fournitures bureautiques, qui n’ont donc plus lieu d’être à l’ère où ordinateurs portables, tablettes, smartphones et autres supports nomades sont omniprésents. Il s’agit là d’économies directes, mais d’autres formes indirectes sont aussi réalisées, comme le gain d’espace physique, la réduction des coûts de stockage et d’archivage de la documentation industrielle. L’acheminement, la duplication, l’impression et le classement des documents engloutissent, en effet, énormément de fonds lorsque ces derniers sont sur des supports papiers.
Parallèlement, consommer moins de papier revêt une forte dimension environnementale, puisque c’est à partir d’arbres que ce matériau est créé ; une telle démarche contribue à préserver des forêts entières, ce qui participe également à améliorer l’image de l’entreprise autant auprès de ses clients que vis-à-vis de ses partenaires. De nos jours, on accorde une plus grande importance aux politiques menées par les industries pour contrôler leurs consommations d’énergies issues de ressources non renouvelables et leurs émissions de gaz à effet de serre, entre autres mesures en faveur de la protection de l’environnement.
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