Les instructions de travail sont des documents incontournables et qui, comme tout ce qui a trait à l’activité industrielle, connaissent d’importantes évolutions. C’est donc en toute logique qu’elles sont concernées, elles aussi, par la dématérialisation à la faveur de l’arrivée des nouvelles technologies de l’information dans l’industrie.
Il reste encore beaucoup de modes opératoires papier dans les entreprises industrielles malgrés l’avancement technologique et les solutions innovantes qui sont proposées aujourd’hui.
Cette transition est non seulement dans l’ordre naturel des choses, comme expliqué plus haut, mais elle est aussi encouragée par les multiples avantages qu’elle comporte :
- Augmentation de l’efficacité globale
- Diminution des coûts
- Réduction de l’impact écologique
Le passage à des solutions d’instructions digitales de travail va devenir obligatoire pour les industriels qui sont en recherche de compétitivité..
Voyons ces améliorations permises par les instructions de travail dématérialisées plus en détail…
Sans-papier dans l’industrie : un gage d’efficacité
Outre le volet économique, l’industrie sans-papier apporte aussi des bénéfices en termes d’efficacité. La numérisation des supports facilite, en effet, leur mise à jour. Ainsi, lorsque les instructions de travail doivent être revues et modifiées, il n’y a pas lieu de tout réécrire et imprimer, ni de faire la chasse aux versions qui ne sont plus d’actualité pour s’assurer qu’ils ne circulent plus. La diminution des saisies d’information grâce à la dématérialisation génère un gain de productivité et de temps qui se traduit inévitablement par l’accroissement des performances de l’entreprise. Il suffit de se souvenir qu’un employé consacre 15% de son temps de travail à lire l’information et 50 % à chercher celle dont il a besoin. Une documentation bien organisée est donc la garantie d’une utilisation optimisée du temps de travail de chaque collaborateur.
Par ailleurs, des instructions de travail dématérialisées sont plus simples à comprendre de la part d’un nouvel arrivant dans un poste donné ; au lieu des modes opératoires classiques, au format print et constitués en grande partie de textes bruts, il dispose d’un support interactif, enrichi en explications vidéo et d’éléments visuels à la valeur didactique supérieure. Le risque d’erreur est donc moindre et les probabilités d’actions réussies au premier coup plus élevées.
Des instructions de travail dématérialisées pour optimiser les coûts
Pendant longtemps dans les entreprises, les documents, y compris les instructions de travail, étaient exclusivement sous format papier. On avait ainsi des blocs, manuels et classeurs épais à garder en permanence à portée de main, à classer et à consulter pour obtenir les informations dont on avait besoin pour effectuer des tâches précises.
Pour conserver, archiver et gérer ses documents, il fallait évidemment leur allouer un espace et un budget conséquents. Mais aujourd’hui, la situation est bien différente grâce à la numérisation des supports documentaires. Des dizaines de milliers de pages tiennent désormais dans quelques CD ou, mieux encore, des espaces de stockage virtuels. Les instructions de travail dématérialisées sont associées à une diminution des coûts loin d’être négligeable, notamment en ce qui concerne l’impression des documents, de moins en moins nécessaire puisque tout est consultable depuis les terminaux mis à la disposition des opérateurs et techniciens.
Moins de papier pour une empreinte écologique réduite
Les instructions de travail dématérialisées contribuent, enfin, à faire des entreprises qui ont fait ce choix des organisations à l’impact environnemental allégé. La transition écologique passe notamment par la réduction drastique de la consommation du papier dans les usines, sachant que la production de ce matériau met à mal les ressources forestières partout dans le monde.
Il faut, en effet, savoir que pour obtenir 100 kg de papier de bonne qualité (grammage de 80 g/ m2), ce sont quasiment 2 arbres et demi d’une douzaine de mètres de hauteur qui doivent être abattus et traités.
Puis, lorsque les documents ne sont plus d’utilité, on procède à leur destruction, ce qui génère davantage de déchets. Les supports numérisés, eux, ne posent pas ce genre de problème.
Utiliser une solution d’instructions digitales de travail
Les solutions d’instructions de travail digitales apportent bon nombre d’avantages pour les industriels en terme de mise à jour des documents, d’accessibilité et de traçabilité. Picomto est la solution web et mobile pour les entreprises industrielles qui veulent transformer leur centre de coût en centre de profit grâce au digital.
Nos experts sont là pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à les contacter pour exposer vos projets et problématiques.
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