Standardisation de la documentation pour l'usine du futur

L’industrie 4.0 fonctionnera-t-elle sans documents ? Rien ne semble l’indiquer, bien au contraire. Tout porte à croire que le système documentaire demeurera à la base de toute activité industrielle.  Cependant, il en sera également un vecteur de productivité et de compétitivité d’autant plus marquant, grâce à la digitalisation de celle-ci. La standardisation de la documentation y joue un rôle déterminant. Il est important de noter, toutefois, que « standardiser » fait référence au fait d’adopter des spécifications et des techniques à l’interne. Le but est d’optimiser les processus de production et les processus de travail des opérateurs. Cela a également un rôle important dans la résolution de problèmes opérationnels et la mise en place d’un programme d’amélioration continue.

Il faut rappeler que la méthodologie Lean Manufacturing se base sur la philosophie qui prône l’élimination des gaspillages dans les différents processus d’une entreprise. Cette méthode de gestion de la production s’appuie principalement sur 3 piliers, dont la standardisation pour assurer l’excellence opérationnelle.

La documentation digitale, pierre angulaire de l’industrie du futur

Hier, aujourd’hui et encore plus à l’avenir, la documentation reste un élément essentiel du fonctionnement d’une entreprise. Si son importance n’a jamais fait l’ombre d’un doute, c’est la perception que l’on en a suivant les époques qui a évolué. Autrefois considérée comme un mal nécessaire, une activité pesant lourd sur l’organisation, elle est désormais vue comme un atout pour la communication, la performance et la compétitivité.

Mais pour tenir ce statut, elle ne doit évidemment pas être appréhendée n’importe comment. Les documents industriels et leur gestion occupent une part prépondérante dans le management de la qualité. À ce titre, elles permettent de s’assurer de deux aspects clés :

  • Que les informations liées au fonctionnement de l’organisation (l’entreprise, en l’occurrence) sont bien mises à la disposition des acteurs qui en ont besoin
  • La connaissance, l’application et la maîtrise des processus et des bonnes pratiques

Or, remplir ces fonctions requiert, de la part de la documentation d’industrie, de faire l’objet d’une démarche de simplification et de standardisation.

Le passage au numérique permet de faciliter cette approche. Cela se réalise grâce aux solutions logicielles d’instructions digitales de travail dédiées à l’industrie et ses normes.

Standards : quels intérêts ?

Notons que recourir aux standards propose différents intérêts :

  • Centraliser les collaborateurs sur la création de valeur ajoutée : les activités standardisées sont principalement les activités fréquentes et à faible valeur ajoutée. De ce fait, la standardisation diminue la fatigue décisionnelle et permet aux collaborateurs de concentrer leur énergie sur les opérations à plus forte valeur ajoutée, sur la détection et la remontée des problèmes ainsi que sur les opportunités d’amélioration et d’optimisation.
  • Participer à former et à manager les collaborateurs. C’est dans la mesure où le standard est connu de tous, il peut devenir une référence et une base de formation à chaque nouvel entrant.
  • Diminuer la variabilité : un processus lean se présente comme un processus sous contrôle produisant des résultats prévisibles. La standardisation permet de réduire le risque d’erreur, de limiter le gaspillage et donc la variabilité

Ainsi, la formalisation de standards est la base de toutes démarches de progrès et d’amélioration continue.

Une documentation standardisée, donc plus simple à gérer et à mettre à jour

La standardisation des supports documentaires, appelée également normalisation,  permet de simplifier leur gestion. Lorsque l’on dispose d’un modèle, d’un schéma de mise en œuvre d’une activité donnée, il suffit, en principe, de l’avoir sous les yeux et de l’appliquer à la lettre pour parvenir à un résultat prédéfini. La documentation n’échappe pas à cette logique. Mettre en place des standards dans la gestion des référentiels fait gagner du temps et contribue à la réduction des coûts. En un mot, cela permet d’être plus efficace.

La dématérialisation des supports vient soutenir cette modélisation documentaire en proposant, à travers les technologies de l’information, des outils adaptés aux besoins effectifs des entreprises sur ce plan. Les modes opératoires, les procédures, le manuel qualité, les différents rapports et autres types de documents passent tous par l’uniformisation couplée à la digitalisation. Ce qui permet de garantir un déploiement optimal des procédés et son contrôle. C’est là l’une des grandes évolutions caractérisant l’industrie 4.0 et le processus d’amélioration continue.

Encore une fois des solutions logicielles d’instructions digitales de travail vont permettre de standardiser la forme des modes opératoires. Elles permettent également de faciliter la gestion de ceux-ci pour un seul objectif : donner la bonne information structurée et standardisée à la bonne personne au bon moment.

La standardisation des documents, garante de performance

Comme nous venons de le voir, standardisation et simplification sont deux notions étroitement liées.

Dans cette optique, la règle des 3U (Utile, Utilisable, Utilisé) s’avère opportune. On l’applique à la standardisation de la documentation industrielle en répondant aux 3 questions qui la composent :

  • Utile ? -> Le document élaboré doit répondre à un besoin. Il doit être un outil permettant de réaliser une activité et de parvenir aux résultats prédéfinis.
  • Utilisable ? -> Le document doit être parfaitement lisible, pratique, simple d’accès et facile à appliquer.
  • Utilisé ?  -> Le document doit être effectivement être utilisé par le collaborateur auquel il est destiné, dans son poste de travail.

Une solution d’instructions digitales de travail pour rédiger sa documentation

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