La documentation est l’un des piliers de l’industrie. Les supports sur lesquels les informations importantes sont consignées, qu’ils soient matériels ou au format numérique, constituent des référentiels pour les acteurs de l’entreprise et les guident dans la réalisation de leurs missions. L’un des enjeux majeurs aujourd’hui est de s’assurer une utilisation pertinente et efficace des différents documents en relation directe avec le terrain (fiche d’anomalie, fiche de progrès, etc.), et ce, afin d’améliorer la production.
Des documents au cœur de la démarche qualité
La tenue de fiches d’anomalies, de fiches de progrès et d’autres documents de cet acabit s’inscrit résolument dans une logique de mise en place d’une démarche qualité. L’amélioration constante des produits et donc celle des processus et procédés de production implique tout d’abord d’identifier les dysfonctionnements et d’y apporter une solution qui soit à la fois efficiente et durable.
Document formalisé, la fiche d’anomalie prend aujourd’hui la forme d’un formulaire digital (les supports papiers, moins pratiques et plus volumineux, tendent à être abandonnés au profit des formats numériques) qui peut être rempli dans le cadre d’un audit interne. Y sont consignés tous les éléments permettant d’identifier clairement l’anomalie constatée dans la ligne de production (collaborateur ayant relevé l’anomalie, degré de gravité, date de la survenue de l’anomalie…), mais aussi la réponse à ce dysfonctionnement. Le but de ce procédé est, en effet, qu’il y ait une action corrective vis-à-vis de l’anomalie et d’en prévenir de nouvelles occurrences.
Encourager l’amélioration et la prise d’initiative
Les documents de terrain servent également à encourager l’esprit d’initiative et de suggestion parmi les opérateurs, toujours dans une optique d’efficacité et de productivité accrues. C’est effectivement ce que la fiche de progrès, ou fiche d’amélioration, favorise. Le collaborateur connaissant parfaitement son poste de travail est idéalement placé pour formuler des idées susceptibles d’en optimiser le déroulement.
Exposant la situation telle qu’elle apparaît sur le terrain (nature, personne concernée, lieu, date, comment l’événement s’est-il produit et pour quelle raison), la fiche de progrès donne ensuite la possibilité de proposer des pistes d’amélioration.
Elle renvoie à des principes clés de la qualité, comme la prévention et la responsabilité, tout en instaurant un climat propice à l’implication et à la participation active des collaborateurs.
Mettre en place un véritable processus d’identification et de résolution des problèmes
Une organisation pour l’amélioration de l’efficacité et de la productivité est à mettre en place en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de ses lignes de production, comprenant une démarche destinée à l’identification et la résolution des problèmes.
La démarche 8D répond à cette exigence en systématisant la résolution de problèmes, en faisant intervenir un maximum d’acteurs (travail en équipes transversales) et en pérennisant la résolution de problèmes ponctuels.
Elle prévoit, pour cela, 8 actions :
- Préparation du processus : mise en place de l’équipe destinée à la résolution du problème, définition des objectifs et des responsabilités
- Description du problème : enjeux, contraintes, conséquences
- Actions immédiates à entreprendre : il s’agit ici d’apporter une solution d’urgence en attendant d’élaborer une réponse définitive et s’attaquant aux causes profondes du problème
- Identification des véritables causes : déterminer les causes potentielles et celles assignables, définir les actions correctives permettant de les éliminer
- Validation des actions correctives
- Mise en œuvre des actions correctives
- Prévention des récidives
- Bilan : une fois celui-ci établi, mettre en avant les acquis et améliorations permis par la démarche et en féliciter l’équipe
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