Les procédures figurent parmi les éléments les plus importants du système documentaire industriel. Chacune d’elles a une valeur de référentiel pour les collaborateurs concernés et c’est sa capacité à les guider qui conditionne l’efficience de ces derniers dans leurs postes respectifs. C’est donc en s’assurant de disposer de procédures bien faites que les entreprises se mettent dans les conditions leur permettant d’atteindre les objectifs fixés. Mais rédiger une procédure de travail est une tâche relativement complexe et pointue.
La gestion documentaire implique beaucoup d’efforts en termes de recueil d’informations nécessaires, de création du document à proprement parler et de mise à jour. Et justement, dans ces 3 activités, le digital apporte une aide considérable. Voyons comment la digitalisation de la rédaction des procédures la rend plus simple et rapide avec des outils dédiés…
Recueillir plus facilement les informations
Dans l’industrie comme dans d’autres domaines, pour effectuer correctement une action ou un enchaînement d’actions, on a besoin d’un document de référence ; c’est la procédure. Sans être aussi détaillée que le mode opératoire, elle permet à son utilisateur de faire son travail en respectant les normes, les exigences réglementaires, celles de qualité et éventuellement les délais préétablis. Il existe ainsi des procédures de maintenance, de maîtrise de non-conformité, d’archivage, de traçabilité du produit ou encore d’audit interne, pour n’en citer que quelques-unes.
Or, pour rédiger des procédures, il est nécessaire de recueillir au préalable l’ensemble des informations censées y figurer. Pour cela, les outils relevant des nouvelles technologies sont précieux. Grâce à des modules spécifiquement développés, il est plus facile et plus rapide de rechercher, entrer et classifier les données nécessaires pour pouvoir ensuite les organiser et commencer le travail de rédaction. Il est évident que réaliser cette mission sur ordinateur et tablette est bien plus pratique et moins chronophage que de le faire sur format papier, selon la méthode traditionnelle.
Création de manuel de procédures : rapidité et simplicité grâce à l’outil numérique
Une fois les données recueillies, l’élaboration et la rédaction de la procédure peuvent avoir lieu. Là encore, le digital rend les choses moins fastidieuses tout en élargissant les possibilités grâce aux fonctionnalités qu’offrent les logiciels que l’on pourrait apparenter au mind mapping.
Il est, en effet, possible de rédiger une procédure de travail visuelle et interactive sous forme de logigrammes, constitués de symboles, de connecteurs et d’autres éléments graphiques représentant les actions à réaliser, leur enchaînement, ainsi que les résultats devant être obtenus. En effet, utiliser du logigramme pour documenter les procédures permet de représenter un enchaînement d’un plan action. Simples, ils sont en mesure d’être compris par tous.
S’agissant de rédiger des procédures, la norme ISO 9001 laisse la totale liberté en ce qui concerne la forme, tant que les documents en question répondent aux exigences suivantes : simplicité, concision, adéquation du contenu avec l’utilisateur, structure et organisation.
Les solutions logicielles d’instructions digitales de travail, comme nous développons chez Picomto, permettent de créer simplement et rapidement des procédures en seulement quelques clics.
Le digital pour une meilleure actualisation de la procédure
Il ne suffit pas de bien rédiger des procédures et de les formaliser de manière intelligente. Comme tout document industriel, elles sont appelées à être améliorées régulièrement.
Dynamiser les procédures rédigées en les réactualisant au fil des remontées d’informations de la part des collaborateurs s’inscrit directement dans une logique d’amélioration continue et dans une démarche qualité, pour une satisfaction client optimale.
Rédiger une procédure de travail efficace, c’est aussi les confronter à la réalité du terrain, en y apportant des actions correctives quand cela s’avère nécessaire.
Pourquoi utiliser un logiciel dédié à l’industrie et ces normes ?
Chez Picomto, nous développons notre solution d’instructions digitales de travail en respectant les réglementations industrielles (ISO 9001, FDA, GMP etc..) et avec comme objectif de :
- Créer en quelques minutes une procédure claire et efficace grâce à un outil de création dédié
- Consulter des procédures lisibles et sans ambiguïtés pour les techniciens
- Donner un outil pour simplifier et faciliter la collecte de données terrain
Il existe bien sûr d’autres cas d’usage pour utiliser un logiciel dédiée. N’hésitez pas à en faire part à notre spécialiste en le contactant.
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